Zo pak je een organisatieverandering aan: 8 stappen

Veranderen

Er komt een grote verandering aan in je organisatie. Bijvoorbeeld een nieuwe werkwijze of een andere organisatiecultuur. Toch wel spannend! Je hoopt dat de nieuwe aanpak over een tijdje goed van de grond is gekomen. Dat iedereen er inmiddels achter staat. En dat je onderweg zo min mogelijk weerstand hebt gehad. Hoe krijg je dit voor elkaar? Ons recept: slimme digitale tools in combinatie met een handig stappenplan. Zo leid jij de verandering in goede banen!

De komst van een nieuw intranet wordt vaak gezien als een verandering op zich. Maar wist je dat een intranet juist een ideaal middel is om veranderingen te ondersteunen? Daar ging het over tijdens de masterclass ‘Intranet bij verandering’ gegeven door Arthur Turksma en Diana Pluut. Tijdens deze masterclass kwam een handig model ter sprake. De ‘8 steps of change’ van Kotter met een aantal praktische toevoegingen van Diana.

Stap 1: Start

Je begint met het formuleren van een antwoord op de volgende vragen:

• Wat gaat er niet goed
• Wat moet er veranderen?

Soms zijn deze antwoorden al gegeven van hogerhand. Dan is het belangrijk om deze zo helder mogelijk in kaart te brengen zodat de communicatie daarop gebaseerd wordt.

Stap 2: De stip op de horizon

Stel jezelf deze vragen:

• Waar gaan we naartoe?
• Wanneer is de verandering geslaagd?

Formuleer een stip op de horizon zowel voor de verandering zelf als voor de communicatie eromheen. Zorg er wel voor dat het doel niet te groot wordt en dat het nog steeds tastbaar is voor de medewerkers.

Stap 3: Coalitie

Zorg ervoor dat het MT en de leidinggevenden achter de verandering staan. Zij zijn een belangrijke schakel in het overbrengen van de verandering aan de medewerkers. Want als ‘de baas’ er niet in gelooft, waarom zou een ander dat dan wel doen?

Stap 4: Communicatie

Welke onderwerpen komen er langs in de verandering en welke communicatie past hier het beste bij? Denk bijvoorbeeld aan blogs, vlogs, artikelen, polls, fotoboek, FAQ, narrowcasting, bijeenkomsten etc. Een handige manier om bijvoorbeeld nieuwe begrippen uit te leggen. En om een kijkje in de keuken te geven tijdens de verandering, in plaats van achteraf pas verslag uit te brengen.

Stap 5: Blokkades wegnemen

Tijdens een verandering krijg je ongetwijfeld te maken met blokkades. Door die blokkades op te halen in de organisatie, en transparant te zijn over welke blokkades je gaat oplossen en welke niet, kun je weerstand wegnemen. Je kan niet alle blokkades oplossen en dat is ook niet erg! Als je maar uit kan leggen waarom iets niet opgelost kan worden.

Stap 6: Snel eerste resultaten delen

Wanneer je resultaten hebt over de verandering dan communiceer je dit gelijk met iedereen. Dit geeft iedereen positieve energie of de onzekerheid wordt weggenomen. Helaas is dit niet altijd goed nieuws wat je kan brengen maar het is wel belangrijk dat het gecommuniceerd wordt en dit is een vast moment in de verandering om vanuit daar door te gaan naar de versnelling.

Stap 7: Versnelling

Zorg ervoor dat de verandering blijft rollen. Dit is de weg die er gekozen is en waar iedereen achter staat. Dit kun je goed zichtbaar maken met nieuwe updates op het intranet.

Stap 8: Verankering

De laatste stap en misschien soms nog wel de lastigste. De verandering verankeren in de organisatie. Zodat het voor iedereen als ‘standaard’ gezien wordt.

Zo, dat geeft wel wat houvast, toch? Met deze stappen in je achterhoofd kun je een verandering in goede banen leiden. Benieuwd naar de mogelijkheden van Iris Intranet tijdens een verandering? Laat een bericht achter en maak binnenkort een soepele start.