Zelf plaatsen, even spieken en Plein

E-mailcultuur

Even wat meer achtergrondinformatie over De Rooyse Wissel. Het is niet alleen een tbs-kliniek, ze hebben de hele forensische keten onder zich. Van een behandeling in de kliniek tot het begeleiden van cliënten door middel van ambulante zorg, het gehele traject.

“Mijn taken zijn heel divers, we hebben ongeveer 750 medewerkers en met mijn twee collega’s is het een hele klus om alle medewerkers betrokken en verbonden te houden met de organisatie. We werken veel samen aan verschillende projecten en daarnaast hebben we veel te maken met journalisten, dus woordvoering is ook één van mijn taken. Op Plein, ons intranet, zorg ik ervoor dat de medewerkers op de hoogte zijn. We hebben verschillende locaties en een hele hoge e-mailcultuur, dus informatie verdwijnt nog weleens. Daarom is Plein een goede plek om informatie te verspreiden onder de medewerkers.” – Michelle Pol

Een grote happening

Het moment is daar, je gaat op zoek naar een nieuw sociaal intranet. De Rooyse Wissel had al een intranet, dus waarom moest er een nieuw intranet komen? En wat waren de wensen? Wanneer het juiste intranet gekozen is, dan is het natuurlijk ook belangrijk om het intranet te lanceren. Hoe hebben ze dit aangepakt?

“De noodzaak van een nieuw sociaal intranet kwam voornamelijk door de sterke groei die we doormaakten op dat moment en waar we eigenlijk nog steeds in zitten. Door de enorme groei waren we op zoek naar een manier om meer verbinding tussen de medewerkers en de organisatie te creëren. Maar dat niet alleen, ook een sociaal intranet met interactiemogelijkheden was belangrijk. Medewerkers moesten de mogelijkheid krijgen om echt de connectie met elkaar aan te gaan en zich vrij te voelen om berichten te plaatsen en content te delen. En dit vonden wij allemaal in Iris Intranet, vandaar dat we eind 2020 live zijn gegaan.

De livegang was online. We hebben er een grote leuke happening van gemaakt, want tijdens de livegang van het intranet was er ook de opening van een nieuwe afdeling en onze nieuwe website en huisstijl werden ook gelanceerd. De naam van ons intranet was eigenlijk snel bedacht. In de kliniek hebben wij een centraal plein, hier ontmoeten medewerkers elkaar, maar ook patiënten zijn hier welkom. Het intranet is ook een ontmoetingsplek voor medewerkers, daarom hebben we het intranet de naam Plein gegeven.” – Michelle Pol

Zelf schrijven en plaatsen

Loopt altijd alles op rolletjes? Nee, natuurlijk niet. Ook bij De Rooyse Wissel komen ze er tijdens het gebruik achter dat niet altijd alles zomaar ineens werkt zoals je zou willen. Michelle vertelt je graag waar ze tegenaan lopen.

“Ik had het er hierboven al over, we wilden graag een intranet waar medewerkers zelf ook content konden delen en berichten konden plaatsen. Op Plein kan dit, maar we merken dat dit nog niet echt gedaan wordt. Collega’s sturen de teksten vaak eerst nog naar de afdeling communicatie, zodat wij het op Plein plaatsen. Daar proberen we ook steeds meer op te sturen. Collega’s moeten weten dat ze deze berichten zelf kunnen plaatsen. Het is ook een stuk sterker als een collega zelf iets deelt. Denk bijvoorbeeld aan een bezoek aan een congres dat is natuurlijk heel leuk nieuws om zelf te plaatsen in plaats van dat wij dat doen.

Ook ben ik een onderzoek gestart naar de mogelijkheden voor ‘need to know’ en ‘nice to know’ nieuws. Hoe kunnen we dit inrichten in Plein. Waar we nu vooral tegenaan lopen is dat need to know-nieuws ondergesneeuwd wordt door nice to know-nieuws. Dat is natuurlijk niet helemaal de bedoeling. Samen met Iris gaan we nu kijken hoe we dit het beste kunnen inrichten.”- Michelle Pol

Even spieken

Een intranet bestaat uit diverse functionaliteiten. Niet iedere functionaliteit wordt altijd even goed of actief gebruikt. Hoe zit dit bij De Rooyse Wissel?

“Collega’s weten de informatie onder de knop ‘snel naar’ goed te vinden. Hier kun je zelf allerlei zaken regelen, denk aan het reserveren van vergaderruimtes en bedrijfsauto’s, het aanmelden van bezoek, Corona updates vinden en het melden van incidenten. Daarnaast wordt ook het dashboard, de tijdlijn en de wie-is-wie heel goed gebruikt. De wie-is-wie is goed gevuld en dat is heel prettig. Met 750 medewerkers is het nog wel eens handig om alvast even te spieken met wie je een afspraak hebt 😉.

Daarentegen worden groepen nog nauwelijks gebruikt. Plein wordt nog niet als een samenwerkingsplatform gebruikt. Medewerkers die zorg verlenen zitten niet dagelijks achter een computer of laptop, daarom ervaren zij nog niet de gemakken van Plein en het samenwerken in groepen. Dat is ook zeker wel een van onze grootste uitdagingen, hoe kunnen we ervoor zorgen dat alle medewerkers zich verbonden voelen en daadwerkelijk gebruik gaan maken van Plein in hun dagelijkse werkzaamheden.” – Michelle Pol

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje, vraag een vrijblijvende demo aan of stuur een chatbericht.