Tips

Wat heeft koken in hemelsnaam met een digitale werkplek te maken?

Als je gaat werken met een sociaal intranet zijn er een aantal dingen die je graag wil. De grootste wens van een communitymanager is dat alle medewerkers actief gebruik gaan maken van het intranet en het de medewerkers écht ondersteunt in hun werk. Maar hoe krijg je dat nu voor elkaar?

Wij hebben een aantal ervaren communitymanagers van Iris Intranet gevraagd naar tips. Dat leverde de volgende antwoorden op:

Slow cooking, neem de tijd.
Ambassadeurs, doe het niet alleen.
Sta niet stil, blijf vernieuwen.

Slow Cooking

“Een community bouwen is net als slow cooking, je moet er tijd voor willen nemen. Staar je niet direct, op dag 1 van je community, blind op het behalen van de organisatiedoelstellingen, maar kijk naar wat je community nodig heeft om te groeien en te bloeien. De reis is belangrijker dan de bestemming!” – Pieter Veen (Provincie Noord-Brabant)

Een intranet gaat pas echt leven onder de medewerkers als ze een sterke verbondenheid voelen. Die tijd moet je het ook gunnen, want het lukt niet gelijk na 1 of 2 dagen. Je moet er echt rustig de tijd voor nemen en blijven investeren.

Ambassadeurs

“Zoek enkele ambassadeurs die je meehelpen om alles op gang te brengen. Spreek hen aan en vraag of ze mee willen reageren. Zij zijn de trekkers voor hun afdeling, departement of team. De eerste stap is vaak het moeilijkste, als collega’s hun weg gevonden hebben, durven ze sneller te reageren en gaan ze uiteindelijk ook posten. Laat de ambassadeurs kritisch kijken naar de opbouw van het intranet. Is de structuur duidelijk? Is het intuïtief? Zij kijken met een andere bril, wat een nuttige andere kijk kan opleveren.” – Stien van Peer (Wit-Gele Kruis Antwerpen)

Een oorlog win je ook niet in je eentje, dus waarom zou je een community wel in je eentje opbouwen? Ambassadeurs zijn niet te missen in een sterke community. Ze zijn diegene die collega’s kunnen helpen tijdens het werken, maar zijn ook experts op het gebied van de gebruiksvriendelijkheid van het intranet.

Sta niet stil

“Laat je ambassadeurs meedenken, meepraten, ideeën aandragen etc. Verwerk de input om gericht verbeteringen door te voeren en aan de wensen van je community te voldoen. Dan is je intranet pas echt van toegevoegde waarde en ontstaat de sociale activiteit op het intranet (met hier en daar een zetje) vanzelf.” – Jantsje van Dijk (Treant)

Het ontwikkelen van een community is een continu proces, het stopt nooit. Het intranet blijft zich ontwikkelen net zoals de behoefte in jullie organisatie. Blijft deze behoefte en ideeën monitoren en dan is het jouw taak om de juiste functies aan te bieden of het bij de leverancier aan te geven.

Mooiste baan van de wereld

Eén ding is zeker: het is de mooiste baan van de wereld. Daar waren alle communitymanagers het wel over eens. “Het is een langetermijnproces waar je constant aan kan en mag kneden (wat een heerlijke baan is dat!).” – Stien van Peer. Dit was één van de uitspraken en dat zegt natuurlijk genoeg ;).

Wil jij ook eens kletsen over een sociaal intranet of weten wat Iris voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op of laat je gegevens achter dan bellen wij jou. Even een kort vraagje tussen door? Stel ‘m in de chat.

Dit artikel is tot stand gekomen door input van Pieter Veen, Stien van Peer en Jantsje van Dijk. Nogmaals bedankt!