Vele sprekers, toffe presentaties en een druk bezochte stand

Christiaan Lustig - Brayton House

Een effectief intranet. Dat willen we allemaal wel, maar is makkelijker gezegd dan gedaan. Christiaan Lustig vertelde tijdens zijn keynote wat de 4 hoekstenen voor een effectief intranet zijn.

De eerste hoeksteen is een goed, breed gedragen doel, strategie en roadmap. Wat wil je eigenlijk met je intranet bereiken en hoe krijg je dat voor elkaar? Het is verleidelijk om iets zeggen als “Het intranet moet de communicatie verbeteren”. Maar dat zegt nog niets over de rol van het intranet en is ook lastig te meten. Daarom moet het doel van het intranet aan de volgende eisen voldoen:

1. Het is specifiek en meetbaar
2. Het inspireert de medewerkers
3. Het omvat ambities voor zowel de korte als de lange termijn
4. Het ondersteunt de bedrijfsdoelstellingen én het dagelijks werk

Een passend technisch model voor de inrichting van de digitale werkomgeving is de tweede hoeksteen. Grofweg zijn er drie modellen te onderscheiden:

1. Universeel model: alle applicaties en functionaliteiten komen samen op één plek.
2. Landschapsmodel: allerlei losse applicaties die met elkaar samenhangen, waaronder het intranet.
3. Hybride model: applicaties worden met elkaar geïntegreerd en toegevoegd aan een centraal intranet.

De meeste sociale intranetten, waaronder Iris Intranet, zijn een hybride model. Door allerlei applicaties te integreren met – en aan te bieden op het intranet, ontstaat jouw eigen digitale werkplek.

De derde hoeksteen gaat over duidelijke afspraken over governance en eigenaarschap. Eigenaarschap heeft betrekking op verschillende fases. In de ontwerpfase staan de gebruikers en hun behoeften centraal. Vervolgens is het belangrijk om verschillende onderdelen van de organisatie te betrekken bij het intranet. Dus niet alleen de afdeling Communicatie, maar bijvoorbeeld ook ICT, HRM, Facilitair en Sales. Ten slotte komen bij het beheer van het intranet meerdere collega’s kijken: een intranetmanager, een communitymanager en een kernteam met ambassadeurs.

Hoeksteen 4 richt zich op scherp zicht op succesfactoren van je intranet: meet de het resultaat van je intranet en stuur hierop. Je kunt dit op verschillende manieren doen:

• Interne dienstverlening: zijn zaken beter te vinden of makkelijk te doen sinds het intranet er is?
• Kwalitatief onderzoek: ga in gesprek met collega’s over hun werkdag, behoeften en ervaringen.
• Kwantitatief onderzoek: cijfers! Neem bijvoorbeeld een enquête af onder collega’s over het intranet of laat ze onderdelen ervan sorteren op belang.
• Verwerken in persona’s en customer journey: maak concreet en zichtbaar welke ‘soorten’ collega’s gebruik maken van het intranet en hoe zij dat doen.
• Niet output meten, maar outcome: wat levert het de organisatie en eventueel de klanten uiteindelijk op? Moeilijker te meten, maar één van de belangrijkste resultaten.

Loes Born-Manders van De Waalboog

Tijdens de opening van het symposium werd er gelijk verteld dat de breakout-ronde van Loes vol was. Dit was natuurlijk super gaaf om te horen! Loes begon haar presentatie met een korte introductie van De Waalboog, gevolgd door een impressie van hun social intranet ‘WIN’. De Waalboog maakt nu ongeveer 2 jaar gebruik van Iris Intranet.

Tijdens de presentatie gaf Loes iedereen de mogelijkheid om vragen te stellen. Daardoor kon ze met haar presentatie flexibel inspelen op vragen die kwamen vanuit het publiek. Iedereen was ontzettend enthousiast en er kwamen al snel allerlei vragen vanuit de zaal. Een belangrijke tip die Loes gaf aan het publiek was ‘EVALUEREN!’. Het helpt je bij het verder ontwikkelen van je sociaal intranet. Net zoals je programma van eisen en een projectgroep. Denk er dan vooral ook aan om een projectgroep samen te stellen met verschillende medewerkers uit de organisatie. Zo krijg je vanuit alle hoeken de juiste input om het intranet op de juiste manier in te richten en implementeren.

Vol enthousiasme laat Loes zien hoe hun intranet eruit ziet, wat je er allemaal mee kan en vertelt ze dat hun intranet ook toegankelijk is voor vrijwilligers. Daar hebben ze geen apart deel van het intranet voor, maar juist het intranet dat ook door de rest van de organisatie gebruikt wordt. Zo is iedereen gelijk en krijgt iedereen dezelfde informatie. Of je nu een medewerker bent of vrijwilliger, je bent een collega.

Martin Siepel van De Kompanjie

De Kompanjie is nu bijna een jaar live met Sam - hun Iris Intranet. Martin Siepel vertelde op het symposium hoe het project is verlopen en hoe het nu met Sam gaat. Van het kiezen van de naam van het intranet tot het uitdelen van slagroomtaarten om collega’s te motiveren hun profiel in te vullen: alles kwam aan bod.

Martin geeft twee tips weg aan het publiek om het project en het intranet te laten slagen: het communityplan en een contentstrategie. In het communityplan leg je – met hier en daar hulp van de community adviseurs van Iris Intranet – vast wat de doelen van het intranet zijn, wie welke verantwoordelijkheid krijgt, wat je interne doelgroepen zijn en hoe je de branding en campagne van je intranet gaat vormgeven. Door een contentstrategie op te stellen denk je van tevoren al na over welke content je op het intranet wil zetten en wat hier een logische plek of manier voor is. Ook hier helpen de community adviseurs je mee op weg tijdens een workshop. En ook niet onbelangrijk: ambassadeurs (of ‘Sambassadeurs’ zoals ze bij De Kompanjie heten) zijn goud waard! Ze denken onder andere mee over de (door)ontwikkeling van het intranet, zijn aanspreekpunt voor andere collega’s en motiveren collega’s om het intranet goed te gebruiken.

De bekendmaking van Sam was letterlijk een feestje. En ook daarna werden successen met Sam goed gevierd: Samtaarten werden uitgedeeld, winacties werden uitgezet en Sam-awards werden uitgereikt. En daar gaan ze ook nog wel even mee door, want het intranet mag best leuk zijn!

Trots laat Martin Sam aan het grote publiek zien. Hoe zijn profiel eruit ziet, hoe je met de Vindmachine alles kunt vinden wat je nodig hebt en hoe actief de groep van de Buitendienst wordt gebruikt, met foto’s van hun dagelijkse hoogtepunten.

Intranetmarkt

Aan het einde van de dag vond er een intranetmarkt plaats. Alle bezoekers hebben dan de mogelijkheid om bij de verschillende leveranciers langs de stand te gaan en informatie op te vragen. Er waren ruim 180 bezoekers, dus ook bij onze stand was het een drukte van jewelste. We hebben leuke gesprekken gevoerd en duidelijke vragen gekregen. Ook onze sprekers ware aanwezig op de stand en hebben diverse bezoekers gesproken.

Al met al was het een leerzame dag waar ook wij veel inspiratie op hebben gedaan. Wij zagen dat er verschillende vragen kwamen over de implementatie van een social intranet maar ook over de acceptatie en adoptie van het intranet. Om jullie de gelegenheid te geven om vragen te stellen en samen te sparren over een juiste acceptatie en adoptie hebben wij een evenement georganiseerd.

Graag nodigen we je op 16 januari uit voor een leerzame en inspirerende denktank. Arthur Turksma, Intranet strateeg bij triptic, en Peter Staal, strategisch consultant van Bind, geven je op deze dag adviezen en concrete voorbeelden over een juiste implementatie, acceptatie en adoptie van je social intranet. *Inschrijven is niet meer mogelijk.