Tony Chocolony, James, samenwerken en (foute) kersttruien

Van redacteur naar community manager

Kevin vormt samen met twee collega’s de redactie van gemeente Gouda. Zij adviseren over de inzet van online media en creëren/redigeren content voor o.a. social media, gouda.nl, het huis-aan-huisblad, de gemeentegids, narrowcasting en natuurlijk Iris intranet.

“Sinds we een sociaal intranet hebben, merk je dat je rol steeds meer verandert in een community manager. Dat begon eigenlijk al met de communicatie tijdens het project. Iris is natuurlijk heel gebruiksvriendelijk maar mensen daadwerkelijk mee krijgen, is een hele uitdaging. We hebben daarom veel tijd en energie gestoken in de promotie eromheen. Door de gebruikers vanaf de eerste dag te betrekken bij deze verandering, en ze hierin mee te nemen, zijn ze het intranet ook écht gaan gebruiken.” – Kevin van Zandwijk

Wij doen het samen!

Een marktverkenning was de eerste stap naar een nieuw en sociaal intranet. Daarna zijn er diverse partijen uitgenodigd. Vele organisatie maken dan een eisen- en wensenlijstje maar bij gemeente Gouda dachten ze daar anders over.

“Wij vonden het belangrijk dat we konden laten zien wat we precies wilden en wat voor beeld we daarbij hadden. We hebben ons idee daarom uitgewerkt in een aantal schetsen en hiermee zijn we met leveranciers in gesprek gegaan. Al snel merkte we dat de adviseurs van Iris goede invulling konden geven aan onze eisen en wensen. We zijn dan ook samen aan de slag gegaan om onze specifieke wensen verder door te voeren in ons intranet. Die samenwerking ervaar ik nog steeds als heel prettig. Je merkt dan ook dat je niet te maken hebt met een standaard leverancier – klant relatie, maar dat ze echt meedenken om samen tot een mooi resultaat te komen.” – Kevin van Zandwijk

James

Oké, een intranetleverancier was gekozen, nu de naam nog. Daarvoor heeft gemeente Gouda een verkiezing gehouden. Ze hadden verschillende namen ontvangen maar uiteindelijk heeft het intranet de naam James gekregen. Waarom James?

“Simpel, ons kantoorgebouw ‘Huis van de Stad’ is gevestigd aan het Burgemeester Jamesplein. Daarnaast deed de naam James ons een beetje denken aan een butler: als in James regelt ’t wel ff voor je! Ook wilden we heel graag een persoonsnaam, omdat we daar een leuke campagne bij bedacht hadden.” – Kevin van Zandwijk

Inrichting

Tijdens de Iris training wordt er gekeken welke content er overgezet moet worden en waar deze content moet komen. Kevin heeft samen met zijn collega’s ook een soortgelijke sessie georganiseerd om zo met een fris en nieuw intranet te beginnen.

“Tijdens deze sessie hebben we onszelf vooral de vraag gesteld: ‘wat mag er écht niet ontbreken?’. We wilden zeker niet alle content overzetten naar James. Met behulp van een post-it-sessie hebben we daar keuzes is gemaakt. Al snel kwamen we tot het idee om de informatie in twee thema’s te delen: dingen die je aanvraagt en een stukje met info om te lezen. Daarom hebben wij gekozen voor twee digiboekjes: ‘Regel-het-zelf’, hier reserveer je een fiets, Ov-kaart of een vergaderzaal en de ‘Kennisbank’ hier staat meer informatie over regelingen, CAO en al dat soort info. Dit werkt nog steeds heel fijn, omdat beide digiboekjes op deze manier overzichtelijk blijven.” – Kevin van Zandwijk

Zo’n chocolaatje toch niet liggen?

Gedurende de uitrol van het intranet hebben ze op allerlei manier gezorgd dat de verschillende lagen in de organisatie betrokken raakten bij James. Medewerkers, leidinggevenden, de directie, iedereen werd actief benaderd.

“We zijn gestart met een kick-off. Iedereen was hiervoor uitgenodigd. Ik heb samen met mijn collega’s een interactieve presentatie/demo gegeven. Zo kan je bijvoorbeeld een dienstfiets regelen via James: tijdens de demo hebben we laten zien hoe dit werkt en nog geen seconde later kwam een collega op een fiets de raadszaal binnen gereden. Vanaf dit moment was het intranet ook al toegankelijk voor iedereen en konden collega’s vast even rond snuffelen. De kerst/eindejaars borrel was het officiële startpunt. We hebben hiervoor Tony Chocolony repen laten maken met een speciale James wikkel en aan iedereen uitgedeeld. Dat was een groot succes!”- Kevin van Zandwijk

Communicatie

Gedurende het traject hebben ze bij gemeente Gouda ook gebruik gemaakt van diverse communicatiemiddelen zoals infographics en animaties. Ook nu zijn Kevin en zijn collega’s nog steeds intensief bezig met James. Zo vierde James onlangs zijn eerste verjaardag en dat moest gevierd worden. En omdat de chocoladerepen zo goed in de smaak vielen, wilden ze dit weer doen. Maar dan wel met één voorwaarde: je profielpagina moet volledig ingevuld zijn!

“We wilden de actie met de chocoladerepen nog eens dunnetjes over doen. Maar dan wel met één voorwaarde: je profielpagina moet volledig ingevuld zijn! Collega’s kregen daarom 1 week de tijd om hun profiel bij te werken. Daarnaast hebben we nog verschillende feestelijke workshops georganiseerd, vol met tips, tricks en nog veel meer leuke dingen. Ook hadden we een kleine sneakpeak met nieuwe features. Want Iris blijft zich continu ontwikkelen en wij vinden het belangrijk om onze gebruikers hierin mee te nemen.” – Kevin van Zandwijk

Wat wordt er geplaatst?

Gemeente Gouda heeft ervoor gekozen om geen strikte regels te hanteren met betrekking tot het plaatsen van berichten op het intranet. Maar omdat een sociaal intranet voor veel mensen nieuw was hebben ze een lijstje met handige do’s en don’t gemaakt. Heel laagdrempelig met een aantal leuke feitjes en een infographic over welke info/berichten geschikt zijn voor de tijdlijn en welke juist in een groep.

“Het kunnen delen van kennis en informatie was één van onze redenen om over te stappen naar een sociaal intranet. En dan niet alleen de werk gerelateerde informatie maar ook de leuke dingen. Zo is er o.a. een (foute) kersttruien groep en bijv. een hardloopgroep. Iedereen is vrij om een groep aan te maken. En dat is juist goed, want wanneer mensen het leuk hebben met elkaar, zie je dat terug in het werk.” – Kevin van Zandwijk

Wie-zit-waar?

In het ‘oude’ intranet werd er al gebruik gemaakt van een hele handige applicatie ‘wie zit waar?’. Deze module hebben ze nieuw leven ingeblazen toen ze Iris gingen gebruiken. De Wie-zit-waar in combinatie met de Locatiemodule en de Wie-is-wie van Iris is een gouden combinatie.

“Omdat wij in ons gebouw flexwerken, is het soms nog wel eens lastig om iemand te vinden. Daarom was deze combinatie een goede zet. Als ik nu zoek naar een collega zie ik in de Wie-is-wie gelijk op welke verdieping die persoon zit. Je ziet bijvoorbeeld het cijfer zes bij een persoon staan, zo weet ik dat deze persoon op de 6^e verdieping zit. Wanneer ik op de 6 klik opent zich een plattegrond zodat ik precies kan zien op welke plek deze persoon zit. Maar ik kan zo bijvoorbeeld ook zien wanneer iemand thuis aan het werk is. Dit wordt verre weg het meest gebruikt. Ik ben daarom blij dat we dit samen met Iris op een mooie manier hebben kunnen integreren.” – Kevin van Zandwijk

De toekomst

Wanneer er aan Kevin wordt gevraagd of hij nog toekomstplannen heeft zegt hij heel stellig, ‘Of course!’ Er zijn verschillende modules waar ze nog gebruik van gaan maken. Denk bijvoorbeeld aan de Iris App, Narrowcastingmodule, Iris Extra, de Ideeënmodule, de integratie met Office365 en Onboarding.

“Op dit moment wordt het intranet alleen nog intern gebruikt. Maar er is veel behoefte aan de mogelijkheid om ook met externen samen te werken. Daarnaast wil HRM graag aan de slag met onboarding en we willen graag kunnen samenwerken in documenten, daarom zijn we nu ook bezig met Office365. Vooral de integratie tussen Iris Intranet en Office365 geeft voor ons echt een meerwaarde. Je kan documenten openen, bewerken en opslaan via James. Ik denk dat het samenwerken in groepen dan echt nog meer gebruikt gaat worden.

Nu we het toch hebben over de groepen. Dat is nog wel een puntje van aandacht voor onszelf. Want er zijn nu een stuk of 150 groepen waarvan niet alles even actief gebruikt wordt. Ook doen we nog te weinig met de statistieken die we hebben. Maar daar gaat binnenkort verandering in komen. Zo zijn er nog wel een aantal punten die we willen verbeteren of waar we kritisch naar moeten kijken. Want hoe zorg je ervoor dat het ‘sociale deel’ levend blijft? Daar zullen we de komende tijd in investeren. En daar hebben wij als community managers een grote rol in. We blijven ons daarom ook ontwikkelen en dat geldt natuurlijk ook voor James.” – Kevin van Zandwijk