Tips

Optimaliseer je documentenflow met de Iris File Drive

Een goede documentenflow is belangrijk om efficiënt te werken in jouw organisatie. Door je documentenflow te integreren in Iris Intranet zorg je ervoor dat je alle belangrijke informatie op één plek terugvindt. Dit maakt het samenwerken aan documenten een stuk gemakkelijker. We leggen je uit hoe je de documentenflow optimaliseert met de Iris File Drive én de integratie met het DMS van jouw organisatie.

De voordelen van een goede documentenflow

Een goede flow van documenten maakt het werk van jou en je collega’s een stuk makkelijker. Het minimaliseert de tijd en moeite die je besteedt aan het creeëren, bewerken, goedkeuren en delen van bestanden. Zo heb je meer tijd over voor je andere belangrijke taken.

Ook verbetert het de samenwerking: je hebt altijd toegang tot de laatste versie van een bestand en werkt tegelijkertijd met collega’s samen aan één document. Zo voorkom je fouten en verwarring met het versiebeheer.

Hoe werkt de Iris File Drive?

Met de Iris File Drive delen jij en je collega’s snel en eenvoudig bestanden op het intranet, bijvoorbeeld in een tijdlijnbericht of in een artikel. De File Drive boort verschillende bronnen aan: je deelt bijvoorbeeld documenten vanaf je PC, uit een groep in Iris of een URL.

Wat is een DMS?

Een Document Management Systeem (DMS) maakt het beheer, de opslag en het delen van bestanden in jouw organisatie makkelijker. Het DMS speelt een belangrijke rol in het stroomlijnen van de documentenflow van jouw organisatie: door deze op één plek op te slaan vergroot je de toegankelijkheid van informatie en verklein je het risico op (onnodige) fouten.

De koppeling tussen jouw DMS en de Iris File Drive

Om het documentbeheer binnen Iris nóg vanzelfsprekender te maken, is het mogelijk om het DMS van jouw organisatie te integreren in de Iris File Drive. Zo deel je niet alleen bestanden vanaf je PC op Iris, maar ook documenten die in het DMS staan. Deze documenten zijn dan benaderbaar én uploadbaar via het intranet.

Om het terugvinden van belangrijke documenten te optimaliseren, boort de Iris Vindmachine de documenten uit het DMS aan als zoekbron. Zo doorzoek je niet alleen informatie op het intranet, maar zoek je ook in andere systemen. Uiteraard houden we hier rekening met je rechten: je vindt alleen bestanden waartoe je recht hebt.

Door het integreren van het DMS in de Iris File Drive creëer je één centrale plek voor je documenten: het intranet. Zo werk je nóg vanzelfsprekender samen aan bestanden.

Alle integraties op een rij

De Iris File Drive koppelt met verschillende systemen, en we werken constant aan Iris Intranet om nóg meer integraties te ontwikkelen.

Meer informatie?

Onze adviseurs vertellen je graag nóg meer over de Iris File Drive en de integratie met jouw DMS. Neem contact met ons op via 040 246 30 40 of vul het contactformulier in.