Klein beginnen en andere manieren om je intranet aanstekelijk te laten werken

aan·ste·ke·lijk (bijvoeglijk naamwoord, bijwoord) - gemakkelijk op anderen overgaand: zijn geestdrift werkt aanstekelijk.

Dat is de definitie zoals je die in de Van Dale vindt. Hoe zorg je dat dat ook geldt voor jullie intranet? Hier zijn vier manieren waarop je er zelf invulling aan kunt gaan geven.

1. Stel het in dienst van de belangrijkste processen, zodat 't hét startpunt wordt

Het nieuwe intranet is er om de organisatie in staat te stellen om slimmer, sneller en beter te werken. Door social tools in te zetten voor flexibele samenwerking, maar ook door essentiële, taakgerichte informatie aan te bieden.

In het geval van Iris Intranet betekent dit dat die informatie op je persoonlijke dashboard binnenkomt, en op zo'n manier wordt gepresenteerd dat je in één oogopslag weet hoe iets ervoor staat.

Zo staat het intranet in dienst van de belangrijkste processen, en het mooie is: de informatie komt naar je toe - je hoeft niet meer te zoeken in allerlei verschillende systemen.

Dat je op deze manier zoekwerk bespaart en in minder tijd goed geïnformeerd bent, geeft je een goede reden om daar je werkdag te beginnen.

2. Begin klein met je intranet

Naast die informatievoorziening is het intranet er voor samenwerking. Hoe start je dat succesvol op? Onze collega Rick, technisch adviseur hier bij Iris, benadrukt het dagelijks: het is verstandig om klein te beginnen met het samenwerken in een digitale werkomgeving.

Datzelfde advies kom je tegen als je online op zoek gaat naar wijze raad. Social business-adviseur Bert Vries schreef er ook al over. Zijn advies: "Ga in plaats van een top-down, bedrijfsbrede en kostbare implementatie van een enterprise social network van start met een kleine pilot in een afgebakende omgeving en doelgroep, om te leren en ervaring op te doen."

"Hierbij (...) vervangen we het planningdenken door snel leren, om daarna grotere stappen te kunnen maken."

Het zit 'm in het idee van de olievlek: "Als mensen zien dat collega's het platform hebben gebruikt om bepaalde dingen (makkelijker) gedaan te krijgen, is het waarschijnlijker dat zij het ook gaan proberen," schrijft Virpi Oinonen, auteur van het boek 'Internal social networks the smart way'.

Ze raadt aan om te beginnen met een projectteam (met een duidelijk gezamenlijk doel) of met een 'community of practice' (collega's met een gedeelde expertise, bijvoorbeeld alle communicatiemedewerkers), zodat er een goede reden is om te beginnen met het online samenwerken en delen van kennis.

3. Promoot het intranet intern

Waarom komt het intranet er? Het is belangrijk om de hele organisatie te betrekken bij de verandering die eraan zit te komen. Betrek de gebruikers voor het intranet er is, schreven we al. En is het er eenmaal, dan kun je verder met je interne promotiecampagne.

Benoem de voordelen van het nieuwe intranet op een pakkende manier. Als je de vorige twee punten aanpakt, kun je straks van twee dingen profiteren: er wordt informatie uit verschillende bronnen op één plaats gepresenteerd, en er is een groep collega's die als eerste wegwijs raken op het platform. Die kun je inzetten als ambassadeurs van het nieuwe intranet.

Wat kunnen zulke ambassadeurs doen aan promotie? Van alles:

• Hang aankondigingen op, op de gang, bij het koffiezetapparaat, op spiegels – waar het maar gezien wordt;
• Is er een personeelsblad, een interne nieuwsbrief? Zorg dat daarin aandacht is voor het intranet;
• Organiseer korte trainingen, bijvoorbeeld tijdens de middagpauze, om het platform te laten zien;
• Herinner collega's eraan, als ze face-to-face of in e-mails ideeën opgooien of elkaar vragen stellen, dat ze dat beter op het intranet kunnen doen, zodat meer mensen kunnen meedenken en er ook wat van opsteken.

4. Zet actief communitymanagement op

Terwijl je je uitslooft om het intranet onder de aandacht te brengen, is het goed om de activiteit op het platform zelf ook verder aan te jagen. Een aanrader: wijs een communitymanager aan en/of zorg dat de ambassadeurs als communitymanagers het intranet tot leven brengen.

Hoe kun je deze community van collega's dan laten bijdragen aan - en profiteren van - het intranet?

Geef het goede voorbeeld: plaats updates waarin je als 't ware hardop werkt. Als een paar medewerkers dat regelmatig beginnen te doen, merk je al: je creëert meer zichtbaarheid in de organisatie. Niet alleen binnen afdelingen, maar ook tussen afdelingen, of vestigingen. Je bent beter op de hoogte van wat er speelt, en doet tegelijk inzichten op dankzij je collega's.

Stel ook vragen om zo je collega's erbij te betrekken. Vermeld in een discussie eens collega's voor wie die discussie relevant kan zijn. Betrek dan ook 'influencers' - collega's die als spil tussen verschillende afdelingen staan, collega's van wie je weet dat ze anderen goed kunnen motiveren, en vooral ook leidinggevenden. En hebben die collega's gereageerd, bedank ze dan voor hun inbreng.

Zo krijg je het intranet letterlijk aan de praat en wordt het het platform waar collega's elkaar eenvoudig up-to-date houden en waar kennis makkelijk te delen, te vinden en te bewaren is.

Succes met je intranet!

Kortom, vier manieren om het intranet aanstekelijk te laten werken:

1. Stel het intranet in dienst van de belangrijkste processen
2. Begin klein zodat een groep medewerkers zelf de case kan maken voor hun collega's
3. Blijf het platform promoten om mensen ervan bewust te maken: er een handigere manier om te werken
4. Zet actief communitymanagement op en breng de activiteit verder op gang

Er is een vijfde manier....

Werk met een vanzelfsprekend sociaal intranet, zoals Iris Intranet. Maak kennis met de functionaliteiten en ontdek wat Iris voor jouw organisatie kan betekenen. Vraag een gratis demo aan of bel ons op 040 246 30 40.