Iris 4 - Arthur Turksma vertelt

Kun je eerst eens iets vertellen over het begin van Iris 4?

Na onze succesvolle lancering van Iris ongeveer 6 jaar geleden is er natuurlijk een hele hoop veranderd. Door de jaren heen zijn er steeds meer organisaties gaan werken met Iris en het gebruik blijft natuurlijk veranderen. Je merkt dat de laatste paar jaren de focus is verschoven van een los intranet naar een intranet dat onderdeel is van de digitale werkplek. Daarentegen zijn de uitgangspunten waar Iris destijds mee opgezet is onveranderd gebleven, maar we hebben deze uitgangspunten wel meer ruimte gegeven. Met het zicht op de toekomst hebben we Iris toekomstbestendiger gemaakt.

Daarnaast zagen we dat, nu meer dan ooit, medewerkers niet altijd op eenzelfde device aan het werk zijn. Iris had natuurlijk al een responsieve webversie, maar om dit nog verder te ontwikkelen en te verbeteren is de interface voor alle device gelijkgetrokken. Dat zorgt ervoor dat iedereen ongeacht de werkplek aan het werk kan en alle functionaliteiten van Iris kan gebruiken. Daarbij kwam natuurlijk ook de toegankelijkheidswetgeving. Alhoewel Iris altijd al denkt vanuit de gebruiker en die centraal stelt, was dit nog niet gebruikelijk in de intranetwereld. Ondanks dat we dit dus al een hele tijd deden zijn we nu bewust gaan denken vanuit de toegankelijkheid en accessibility by design. Iris werkte al met duidelijke structuren, menu’s en lettervergroting, en dat is nu nog meer verbeterd. Het intranet is beschikbaar voor allerlei hulptools en past zich daarop aan. Van het voorlezen van de inhoud via een screenreader tot het vergroten van de letters op je scherm.

Het is natuurlijk niet zomaar een update, kun je me wat vertellen over het traject?

Aan de slag gaan met nieuwe manieren of uitwerkingen van een bestaand platform brengt nogal wat denkwerk met zich mee. Je zit als het ware op een snijvlak. Van het ‘oude’ platform wil je niet onnodig veel weggooien, maar tegelijkertijd wil je ook zo veel mogelijk gebruik maken van de nieuwe functionaliteiten en toepassingen in het intranet. Dan heb ik het nog niet eens alleen over de functionaliteiten, maar ook nieuwe innovatieve inzichten wil je zo veel mogelijk toepassen. Het is de kunst van het weglaten. Waar moet informatie staan of waar juist niet, heb je dit iedere dag nodig of maar af en toe. Allerlei afwegingen die we hebben gemaakt om tot een goede beslissing te komen.

Om dit scherp te krijgen hebben we veel gesproken met huidige gebruikers en beheerders. Hoe gebruiken zij Iris, hoe kunnen we dit verbeteren en hoe kan Iris ze nog beter ondersteunen met een intranet als onderdeel van de digitale werkplek? Je komt in een soort van loop terecht.

Je krijgt inzichten in hoe je de gebruiker echt kan helpen - deze ga je genereren - toetsen bij de beheerders en gebruikers - daadwerkelijk ontwikkelen.

Het is een hele klus om dat voor elkaar te krijgen, maar het is wel een heel leerzaam en inzichtelijk proces en zeker nodig om het totale project tot een goed einde te brengen. Iris 4 is nu echt hét fundament voor de komende jaren.

Wat is er nieuw in Iris 4?

Iris staat natuurlijk al bekend om het Zwitsers Zakmes. Deze handige multitool hebben we een grotere en prominentere rol gegeven, zodat we de mogelijkheid hebben om deze in de toekomst uit te breiden met persoon onafhankelijke informatie. Een andere functionaliteit die we hebben aangepakt is de Iris Vindmachine. Denk aan uitgebreide filtermogelijkheden, zoeken door meerdere applicaties en je hebt de zoekbalk altijd tot je beschikking. Over het gehele intranet hebben we meer ruimte gecreëerd. Content krijgt de ruimte zodat je het op een overzichtelijke manier kan lezen. Het brengt meer rust in Iris. Dit onderscheidt ons ook van andere leveranciers. Vaak wordt er heel veel informatie samengebracht op het intranet en zie je door de bomen het bos niet meer. Wij zorgen ervoor dat je alle bomen kan laten staan, maar alsnog de weg vindt😉. Het is namelijk makkelijk om te zeggen dat iets vanzelfsprekend is, maar om het dan ook echt vanzelfsprekend te maken is een ander verhaal. Veranderingen zijn altijd even wennen, maar wat je ziet is dat functionaliteiten vooral zijn veranderd in uitwerking.

Wat we terug horen van gebruikers:

‘In het begin was het even wennen, maar eigenlijk is de keuze heel logisch’.

En natuurlijk begeleiden wij onze gebruikers daar ook bij. Zo hebben we een animatie gemaakt van de veranderingen. Zo zie je duidelijk op beeld hoe de situatie eerst was en hoe het nu geworden is.

De behoefte om zelf dingen aan het intranet aan te passen, om het persoonlijker te maken, hebben we aangepakt. Zo is het nu mogelijk om je profielpagina aan te kleden en de groepen hebben nu meer opties om het persoonlijker te maken.

Hoe is het tot stand gekomen?

Eigenlijk kan ik wel stellen dat het gehele bedrijf meegewerkt heeft aan Iris 4. Van het geven van input tot het testen van de nieuwe versie. Met name de vormgevers en ontwikkelaars hebben er het meeste tijd ingestoken, maar ook gesprekken met projectleiders en adviseurs. Zij kunnen als de beste vertellen waar opdrachtgevers tegenaan lopen of wat er speelt.

Nu is de vernieuwde versie zo goed als uitgerold en wat me dan erg trots maakt zijn de positieve reacties die we krijgen van opdrachtgevers. Ze zijn heel erg blij omdat aandachtspunten en uitdagingen, waar ze nog geen weet van hadden, zijn opgelost. We merkten al dat de vraag naar een digitale werkplek groeide en met de vernieuwde versie hebben we echt stappen gezet om nieuwe organisaties en onze huidige opdrachtgevers daar mee te helpen.

Als ik kijk naar de toekomst dan is - door de hele situatie van nu – digitaal (samen-)werken in een stroomversnelling geraakt. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft365, Google Workspace etc. We hadden al een uitstekende integratie, maar we zijn deze nu aan het door ontwikkelen om ervoor te zorgen dat dit nog beter aansluit bij de behoefte van de gebruikers. Uitdagingen blijven altijd bestaan, zo denk ik dat één van de uitdagingen die nu bij ons spelen, maar ook bij ICT-afdelingen van organisatie: ‘Hoe ga je fragmentatie van informatie tegen?’. Je wil informatie op een duidelijke plek aanbieden en niet versnipperd over het hele intranet. Daar kunnen wij met Iris juist een hele goede rol bij spelen omdat het veel duidelijker wordt waar de informatie te vinden is, hoe het geüpdatet moet worden, wie dit doet en het zorgt ervoor dat het geen zoekplaatje wordt. Informatie vindt jou! Maar dit is echt een gezamenlijke inspanning, dus niet alleen vanuit Iris maar juist in samenwerking met de organisatie.

Ben je na het lezen van dit artikel nieuwsgierig geworden naar de nieuwe versie van Iris? Dat begrijpen wij wel 😉. Vraag een demo aan of laat je gegevens achter. Onze adviseurs staan klaar om al je vragen te antwoorden. Wil je alvast meer ontdekken van Iris? Kijk dan eens tussen de functionaliteiten of lees ervaringsverhalen van onze opdrachtgevers.