IntEns samenwerken

Van wens naar IntEns

Een gemeente is altijd in beweging. Het zijn grote organisaties waar veel mensen samen aan een groter doel werken. Maar met zoveel personeel, merk je soms dat collega’s langs elkaar heen werken. Ze weten dan onvoldoende waar anderen mee bezig zijn. Toch heerst er een behoefte om meer met elkaar in verbinding te staan: een wens om beter samen te werken.

“Toen we de mogelijkheden verkenden om beter samen te werken, kwam al snel het idee van een sociaal intranet om de hoek kijken.” – Ben van Heijningen

Ben: “Een intranet hadden we al, maar dat was puur top-down. De directie kon hiermee iedereen bereiken maar niet andersom. De sociale component ontbrak. IntEns heeft dit wel.”

Aandacht maakt alles mooier

Ben: “Er waren een aantal aanbieders met een vergelijkbaar product, maar bij jullie hadden we het gevoel dat er echte aandacht voor ons was. We worden persoonlijk benaderd en er is tijd voor doorontwikkeling. We hebben nadrukkelijk gekeken naar gebruiksvriendelijkheid en daarmee heeft triptic ons over de streep getrokken.”

“triptic gaat telkens uit van de gebruiker en dat merk je echt. Als wij vragen om extra knopjes of tekstvelden, gaat triptic opnieuw kijken vanuit UX-design: ze blijven toetsen of onze extra opties door de eindgebruiker wel als vanzelfsprekend ervaren worden.” – Ben van Heijningen

Intense introductiecampagne

De lanceringscampagne van IntEns is op enkele manieren uitgezet: via het oude top-down intranet, op flyers, door een georganiseerd evenement voor alle medewerkers en door een helpdesk die overal even langsging om vragen te beantwoorden.

Velen konden zo uit de voeten, IntEns is intuïtief: het is ontworpen vanuit de ogen van de gebruiker. Maar niet iedereen kon blindelings aan de slag, sommigen hadden een extra steuntje nodig. Gemeente Enschede heeft hen dit gegeven.

Ben: “Uit onze ervaring blijkt dat 1-op-1 uitleg geven het beste werkt. We leggen per afdeling, zelfs per persoon, uit wat de toegevoegde waarde van IntEns voor hen kan zijn. Zo worden ze enthousiast en zien ze zelf de meerwaarde van het intranet. Dit gebeurt in dialoog, met als ondertoon: hoe wil jij IntEns gebruiken.“

De naam IntEns (Intranet – Enschede) is voortgekomen uit een prijsvraag onder de medewerkers. Zo’n prijsvraag werkt mooi: er was heel veel respons. En het verhoogt al voor de livegang de betrokkenheid die de medewerkers voelen bij het intranet.

Liesje leerde Lois lopen

Ook de buurgemeente Losser had in 2017 een nieuw intranet nodig. Gemeente Losser heeft delen van de bedrijfsvoering overgedragen aan de gemeente Enschede, waaronder communicatie en IT. Daarom was het mooi dat ook Losser koos voor Iris Intranet. Dat maakt de samenwerking tussen de gemeenten én het beheer veel eenvoudiger.

Losser gaf haar intranet op dezelfde manier, via een prijsvraag, een naam. Hun Iris Intranet heet Lois: Losser Intranet Systeem.

“Wij werken dus ook voor Losser. Lois en IntEns zijn als twee overlappende cirkels: sommige zaken delen we wel en sommige niet. Waar de cirkels overlappen, werken we samen. Dit brengt beide gemeenten verder.” – Ben van Heijningen

Nog twee vraagjes...

Wat hebben IntEns en Lois jullie organisaties voor goeds gebracht?

Ben: “Ik denk toch wel verbinding. We zijn onderweg naar beter samenwerken en makkelijker met elkaar in contact komen. De infrastructuur ligt er in ieder geval voor. IntEns zorgt intern ook voor wat meer gevoel van openheid en veiligheid. In de zin dat mensen steeds meer zichzelf durven uiten. Eerst hing er een gevoel van ‘ohh de baas luistert mee.’ Maar nu zie je dat meer mensen uitgesproken zijn, met meningen komen of grappen maken. Ze komen wat losser. Vanuit het management zie ik dit nog te weinig. Als ook zij vaker hun ervaringen en mening laten zien, denk ik dat ook anderen meer durven te delen. Meer openheid is goed voor een organisatie.”

De laatste vraag, Ben: wat heeft IntEns jou als persoon gebracht?

“Samen met een aantal collega’s hebben we IntEns en daarna Lois geïntroduceerd. Dat was een intensieve en mooie periode. Het beheer en de ontwikkelingen hiervan gaan nog steeds door. Ik ben hier trots op en heb er een band mee. Maar het intranet is natuurlijk geen doel op zich. Ik voel me er verantwoordelijk voor dat de medewerkers IntEns en Lois ervaren als iets dat hen echt helpt in het werk.”