Hoe lanceer je een sociaal intranet?

Voor de lancering

Een nieuw sociaal intranet is er niet van de ene op de andere dag, ik vroeg Carina naar de periode voor de livegang.

‘We vonden het belangrijk de organisatie bij het nieuwe intranet te betrekken, dus we hebben gewerkt met een projectgroep met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen. Met die groep hebben we de doelstellingen bepaald, gekoppeld aan de organisatiestrategie. Vervolgens hebben we het platform gekozen. Daarna hebben we met een actieve groep ambassadeurs het nieuwe intranet ingericht. We hebben ook alle collega’s laten stemmen om de naam van het nieuwe intranet te bepalen.’ – Carina

De energie van vooruit!

Het moment was eindelijk daar: BOIPinsite kon officieel live na een intensieve periode van het inrichten en vullen van het intranet. Het was een feestelijke dag die Carina graag met ons deelt.

‘We hebben ons marketing- en communicatiebureau ingeschakeld om een campagne te ontwikkelen voor de lancering. Zij kwamen op het thema van ‘de energie van vooruit’. Het benadrukt dat we met elkaar vooruit gaan en grote stappen zetten in onze samenwerking. Om deze boodschap kracht bij te zetten, hebben we ons evenement een sportief thema gegeven. Op de dag van de lancering hadden we een personal trainer (die ons tijdens corona ook online trainingen gaf) uitgenodigd en de ruimte aangekleed met ballonnen, rolbanners en andere communicatiemiddelen met foto’s van verschillende teamsporten. Zo lieten we zien dat we het samen doen, want samen hebben we de energie van vooruit.

Na de lunch kwamen we allemaal in actie: de muziek ging aan en we hebben samen gesport, met het managementteam op de eerste rij. Na de energieke aftrap deelde de directie waarom we een nieuw intranet hebben en welke doelen we ermee willen bereiken. Ook lieten we het nieuwe logo voor het eerst zien. Met een demonstratie van BOIPinsite konden we het intranet direct presenteren. Omdat we net hadden gesport was de sfeer energiek en informeel.

In ons bedrijfsrestaurant hadden we verschillende tafels ingericht waar onze ambassadeurs de features van het intranet lieten zien. Omdat van iedere afdeling een collega ambassadeur was liepen de medewerkers direct naar ze toe om het intranet te bekijken. Een fotograaf legde de lancering vast en maakte ook nieuwe profielfoto’s die we direct aan BOIPinsite konden toevoegen. Al met al kijk ik terug op een geslaagde dag! – Carina

Hoe BOIPinsite zorgt voor verbinding

Ik vroeg Carina naar de veranderingen in de organisatie sinds ze met het nieuwe intranet werken.

‘Voor we jullie intranet hadden, hadden we al een intranet. Maar in veel opzichten was dat platform onduidelijk en erg omslachtig. Het was lastig om informatie op terug te vinden. De grootste verandering is de tijdlijn: daar wordt heel veel gebruik van gemaakt en wordt veel op gedeeld. Het management deelt verslagen om iedereen op de hoogte te houden en nieuwe collega’s stellen zich voor. Op berichten van nieuwe collega’s wordt volop gereageerd, zo voelen nieuwe collega’s zich direct welkom.

Onze organisatie is niet heel groot dus we kenden elkaar al redelijk goed, maar we krijgen er wel steeds meer collega’s bij. Juist voor hen is het leuk om collega’s op te zoeken op het intranet: het profiel is niet alleen een plek met informatie over je rol, maar ook over je hobby’s en interesses. Zo leren we elkaar beter kennen. Ik heb ook gemerkt dat er collega’s zijn die er al 20 jaar werken, die door BOIPinsite nog steeds nieuwe dingen over elkaar ontdekken.’ – Carina

De cruciale rol van ambassadeurs

Carina vertelde over de actieve ambassadeursgroep, ik vroeg haar of hun rol na de livegang is veranderd.

‘Na de lancering hebben we gevraagd of ze actief willen blijven, of het stokje wilden overgeven aan een andere collega. Het is belangrijk dat ze weten dat ze niets moeten en dat het ambassadeurschap geheel vrijwillig is, maar ze wilden allemaal doorgaan met hun rol en zijn heel betrokken. Na de livegang begon een meer proactieve fase waarin ambassadeurs nieuws en kennis deelden en collega’s aanspoorden dit ook te doen. Elke 6 tot 8 weken hebben we nu een afspraak om te bepalen waar de behoefte ligt, we zijn namelijk nog steeds bezig met het aanvullen van het intranet dus de feedback die ze ophalen op hun afdelingen is heel belangrijk.

We zijn nu bezig met het ontwikkelen van een contentstrategie, dat doen we samen met onze ambassadeurs. Het is de bedoeling dat we straks allemaal content plaatsen. Om dit vorm te geven hebben we binnenkort een sessie om te kijken welke informatie interessant is om te delen met de rest van de organisatie. We zijn allemaal met de dagelijkse taken bezig en krijgen soms weinig mee van de andere afdelingen. Om meer te verbinden willen we elkaar meer op de hoogte houden. We gaan kijken wat we gaan delen, hoe vaak we het delen en in welk contentformat. Het sociaal intranet moet toegevoegde waarde hebben en leuke en nuttige informatie moet beiden voorbij komen. Het is niet alleen een plek om leuke tijdlijnberichten te schrijven, het moet ook echt iets bijdragen aan je werk. Maar het mag ook zéker een beetje vrolijk zijn, dat is de balans die we zoeken.’ – Carina

De toekomst van het sociaal intranet van BOIP

Ik vroeg Carina naar de toekomstplannen, hoe willen ze het platform verder ontwikkelen?

‘Dit jaar wil ik aan een communityplan werken en kijken of er nog andere ambassadeursrollen mogelijk zijn. Bijvoorbeeld een ambassadeur op rol- of kennisniveau.

Ik heb naar de data gekeken en we hebben echt een actieve community, dat is leuk om te zien. We verbinden meer met elkaar en zijn beter op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie. Op het gebied van kennisdeling kunnen we zeker nog stappen zetten. We gaan nadenken over hoe we de kennis gaan borgen en met elkaar delen, dat is een van onze doelen dus daar gaan we mee aan de slag. BOIPinsite is geen platform waar je ’s ochtends even naar kijkt en daarna niet meer: het moet echt geïntegreerd zijn in onze werkdag. Als we een applicatie starten of informatie willen vinden, doen we dat via het intranet omdat dat het makkelijkst is. Dat zorgt voor een actieve community, en zo blijven we met elkaar in verbinding.’ – Carina

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo.