Hoe het Johannes Fontanus College interne doelgroepen bereikt via het intranet

Een (sociaal?) intranet?

Binnen onderwijsorganisaties wordt gebruik gemaakt van een tal van systemen voor interne en externe communicatie. Ik was benieuwd naar de werkwijze van het Johannes Fontanus College vóór Iris.

‘Een van de applicaties waar we mee werken is een elektronische leeromgeving waar we een map hadden ingericht als ‘intranet’. Daar plaatsten we documenten en mededelingen. Eigenlijk gebruikten we het niet op de juiste manier, maar we konden in ieder geval informatie en documenten met elkaar delen. Een paar jaar geleden hebben we onderzocht of er behoefte was aan een sociaal intranet, dat was toen niet het geval. Maar we merkten wel dat collega’s elkaar makkelijker wilden vinden, we zijn een heel collegiale school. Ook was er behoefte aan een goede zoekfunctie die ook de inhoud van documenten doorzoekt, het mocht allemaal wat makkelijker vindbaar.
Door de grote hoeveelheid programma’s waar we mee werken was onze samenwerking versnipperd geraakt. Dit alles wilden we opnieuw vormgeven zodat we een frisse start konden maken. Daarom hebben we ervoor gekozen om tóch een intranet te implementeren.’ – Mariëlle

De inrichting van het intranet

Ik vroeg Mariëlle naar de uitdagingen van het Johannes Fontanus College op het gebied van interne communicatie en de wensen voor het nieuwe intranet.

‘Een belangrijke reden om het intranet te implementeren, was om het aantal berichten dat we naar collega’s sturen te verminderen. Als we een mededeling naar alle VWO docenten wilden sturen, kwam die terecht bij alle docenten op school. We kregen veel mailtjes die niet relevant waren, dus er was grote behoefte om mededelingen veel gerichter naar onze interne doelgroepen te kunnen sturen. Daarom hebben we goed nagedacht over de inrichting van het intranet, zodat we minder mail en berichten krijgen. De content die we wél krijgen moet relevant zijn. Dit hebben we met onze projectadviseur, Jeroen, helemaal uitgedacht.

Tijdens het implementatietraject hebben we veel ondersteuning vanuit Iris Intranet gehad. Zeker bij scholen kan het ingewikkeld zijn om nieuwe applicaties te introduceren. Ik heb dan ook veel gehad aan de Iris Users Community, daar kon ik veel informatie vinden en inspiratie opdoen. Het wekelijkse overleg en de duidelijke planning was echt fijn, jullie houden goed de vinger aan de pols. Ik kon gewoon aan de slag en hoefde nooit te controleren of taken al gedaan waren, als ik iets vroeg wist ik gewoon dat het goed kwam. We werden onderweg goed gespiegeld en bijgestuurd. Het hele traject is een mooi samenspel tussen jullie en ons geweest, dat is écht de kracht van Iris.’ – Mariëlle

Informatie vindt jou!

Een van de pijlers van Iris Intranet is ‘informatie vindt jou’. Verschillende functionaliteiten binnen Iris maken het mogelijk om content te delen met interne doelgroepen. Mariëlle vertelt hoe ze op hun school invulling hebben gegeven aan deze pijler.

‘We kunnen via het intranet veel gerichter informatie met onze collega’s delen. We kunnen verschillende labels toevoegen aan de content, zoals labels voor onder- of bovenbouw, leerjaren en vakken. Zo zorgen we ervoor dat deze inhoud terecht komt bij onze interne doelgroepen. Ook maken we gebruik van verschillende groepen om informatie te delen en samen te werken, bijvoorbeeld themagroepen en een ‘lief en leed’ groep. Ook alle secties en teams werken samen in eigen groepen. Berichten die daar gedeeld worden, worden op de tijdlijn van de groepsleden getoond. Zo beperken we de informatie overload: door berichten te kanaliseren en te werken met verschillende groepen wordt het aantal berichten per medewerker minder. De informatie die ze wel zien, is veel relevanter.’ – Mariëlle

De resultaten en de baten

Het Johannes Fontanus College heeft de functionaliteiten van Iris heel gericht afgestemd op hun doelstellingen. Ik was heel benieuwd naar het effect van deze inspanningen.

‘Vier maanden na de livegang hebben we een enquête afgenomen. Hier gaf 70% van de collega’s aan dat Iris een verbetering is ten opzichte van ons vorige systeem. En 73% van de collega’s gaf een hoge score aan de mate waarin de collegialiteit is verbeterd. Ook het gerichter delen van content lijkt goed te werken: 60% van de collega’s ervaart minder mailverkeer. We zien ook dat collega’s het intranet actief gebruiken, van het onderwijzend personeel maakt vrijwel iedereen er gebruik van. Vooral de tijdlijn is een veelgebruikte functionaliteit. Maar ook bijvoorbeeld de Vindmachine en de digiboekjes, die wij ‘beleid en afspraken’ hebben genoemd, zijn populair. Daarnaast hebben we een serviceplein ingericht waar alles wat je binnen de organisatie kan doen is gecentraliseerd. We leveren nu bijvoorbeeld toetsen aan via een formulier op het intranet. Alle acties die docenten doen hebben we daar samengebracht om ook die processen te stroomlijnen.’ – Mariëlle

Ook was ik benieuwd naar de impact die het intranet maakt bij het Johannes Fontanus College, ik vroeg Mariëlle welke verschillen ze sinds de implementatie heeft opgemerkt.

‘De centralisatie van informatie en communicatie en de vindbaarheid ervan, dat is écht de winst. We hebben nu één plek waar collega’s zoeken in plaats van allerlei verschillende systemen. En hoewel men niet zo’n behoefte had aan een sociaal intranet merken we langzamerhand wel dat collega’s het toch wel heel leuk vinden!‘– Mariëlle

Ben je geïnspireerd en benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vul het contactformulier in, dan spreken we elkaar snel!