Herkenbaar en persoonlijk: het sociaal intranet van Laverhof

Even voorstellen!

Wil je wat over jezelf vertellen? Hoe ben je betrokken bij het intranet?

‘Zeker! Mijn naam is Eugenie den Biggelaar en ik werk nu ruim zeven jaar bij Laverhof. Ik was projectleider tijdens de implementatie van het intranet en samen met mijn collega’s van communicatie en applicatiebeheer beheer ik het platform.’ - Eugenie

De zoektocht naar een sociaal intranet

Een nieuw sociaal intranet is er niet van de ene op de andere dag. Ik vroeg Eugenie naar de periode voordat ze het intranet lanceerden.

‘Toen ik bij Laverhof startte was er geen intranet. Ik was daardoor verrast. In mijn ogen is een intranet onmisbaar om efficiënt intern te kunnen communiceren. Het draagt bij aan het motiveren en verbinden van medewerkers. Nadat ik een groot aantal collega’s had gesproken over ‘de communicatie’ binnen de organisatie bleek dat er één plek gemist werd waar alle belangrijke informatie samenkwam. En een plek waar actuele informatie snel gedeeld kon worden. Het duurde toch nog even voordat iedereen de voordelen van een social intranet inzag. Als je niet concreet weet wat je mist, weegt het onbekende zwaarder dan het mogelijk gewin. Door te blijven benoemen en laten zien waar een social intranet helpend voor ons kon zijn, werden steeds meer collega’s enthousiast en ging Laverhof ervoor.

We hebben toen een projectgroep opgestart met collega’s uit alle gelededingen van de organisatie. In samenwerking met Bind Community Building Consultancy is een plan gemaakt en hebben we samen verschillende platforms bekeken. Toen jullie Iris Intranet presenteerden merkten we dat het platform goed bij onze organisatie past. We zagen onszelf direct met Iris intranet werken. Het was merkbaar dat jullie veel ervaring hebben in de zorg. Als collega’s een vraag stelden liet Arthur meteen zien hoe Iris dat oplost. En ook niet onbelangrijk; er was direct een klik. Dat is fijn want je hebt tijdens het ontwikkelen van een intranet intensief contact. En als we nu de helpdesk raadplegen is dat contact nog steeds erg prettig.' - Eugenie

De branding van Sil

In de zorg is het vaak lastig om alle collega’s te bereiken met belangrijke informatie. Ik vroeg Eugenie of dit bij Laverhof ook het geval is.

'Ja, het is zeker een uitdaging om iedereen te bereiken. Collega’s die veel digitaal werken hebben Sil snel omarmd. Maar in de zorg heeft niet iedereen steeds een device bij de hand. De professionals in de thuiszorg hebben geen vaste werkplek en zijn veel onderweg. Ze zien elkaar weinig en werken vaak alleen. Teamoverleggen zijn en blijven de belangrijkste vorm van communicatie voor deze zorgcollega’s. Het intranet is een goede aanvulling daarop. Op één punt staat nu alle info bij elkaar waar naar verwezen kan worden. En wat ook speelt: niet iedereen had of heeft iets met een social intranet. Het krijgt snel het stempel “ingewikkeld’ te zijn. Dat staat het gebruik ervan in de weg.' - Eugenie

Ik vroeg Eugenie hoe ze dit hebben aangepakt.

‘We hebben het intranet persoonlijk gemaakt. Door het platform een naam en gezicht te geven is het minder technisch en wordt het toegankelijk. Het heeft een menselijke uitstraling gekregen. Tijdens het implementatietraject hebben we constant stilgestaan bij onze doelgroep en ons best gedaan het sociaal intranet zo goed mogelijk te laten aansluiten. Er stonden en staan nog steeds collega’s klaar om te helpen als er vragen zijn.

Veel collega’s hebben meegedacht over de naam van het intranet. Uiteindelijk is het ‘Sil’ geworden, dat staat voor ‘sociaal intranet Laverhof’. Sil heeft ook een gezicht gekregen, daarbij was ons uitgangspunt dat Sil op een (willekeurige) collega moest lijken. Op basis daarvan is Sil vormgegeven. Met dank aan Carianne van Raak’ - Eugenie

‘Tijdens de lanceringscampagne stond Sil levensgroot in de gangen. We hebben posters opgehangen met een QR code en een filmpje. In de video lieten we collega’s aan het woord die vertelden hoe Sil hen hielp bij het dagelijks werk. Zo vertelde de telefoniste bijvoorbeeld dat ze via de foto’s op de wie-is-wie-pagina nu gemakkelijk collega’s kon herkennen.

Om collega’s zo laagdrempelig mogelijk uitleg te geven over het intranet hebben we trainingen georganiseerd. Ook hier hebben we nagedacht hoe we deze bijeenkomsten zo toegankelijk mogelijk konden maken. Daarom hebben we een training met high tea georganiseerd. Gezellig en leerzaam.

Sil is nu overal op ons sociaal intranet te zien. Op de pagina met verjaardagen wenst ze je een fijne verjaardag. Wanneer de vakantie aanbreekt wenst Sil collega’s een fijne zomer. Sil is écht onze online collega die ons op weg helpt met de vragen die we hebben.’ - Eugenie

Hoe Sil bijdraagt aan het gevoel van één Laverhof

Ik vroeg Eugenie hoe het platform bijdraagt aan het gevoel van gemeenschap in de organisatie en hoe ze het intranet inzetten.

'Voor ons is het onderwerp communitybuilding heel belangrijk. Wij streven ernaar om één gemeenschap te vormen voor de zorg. Dus niet alleen met onze collega’s, familie en vrijwilligers maar ook met de bewoners en ondernemers om Laverhof heen: samen zorgen we voor de bewoners. En het intranet sluit natuurlijk heel mooi aan bij die visie, omdat het gaat om verbinden en samenkomen. Daarom vinden we het belangrijk dat collega’s zien wat er op andere locaties gebeurt. Zo doen ze inspiratie op en blijven ze op de hoogte van wat er in de organisatie speelt. Maar dat is ook een uitdaging: we willen ze niet overspoelen met informatie. Daarom werken we ook veel met groepen om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie collega’s écht bereikt. Daarin zoeken we continu naar een goede balans. Ook is het fijn dat het platform door verschillende afdelingen gevuld wordt met content. In hoef collega’s daar niet aan te herinneren.' - Eugenie

De toekomstplannen van Sil

Het sociaal intranet van Laverhof is nu anderhalf jaar live. Ik vroeg Eugenie naar de plannen voor de toekomst.

'We hebben onderzoek gedaan om te kijken waar we nu staan en wat we willen verbeteren. We zien dat bepaalde informatie niet gemakkelijk te vinden is, dus we gaan aan de slag om de vindbaarheid van de content te verbeteren. Ook zien we graag dat Sil nieuwe medewerkers welkom heet en hen wegwijs maakt in de organisatie. Jullie module met betrekking tot onboarding staat daarom op ons wensenlijstje. En zo zijn er nog meer zaken die we willen oppakken.

Onze Sil is inmiddels onmisbaar. We vragen ons nu vaak af hoe we dat toch vroeger deden; communiceren zonder Sil. En dat is een goed teken.' - Eugenie

Wil je meer weten?

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.