Foto's, content up-to-date en de toekomst

Hurks

Inmiddels is Fabienne Hoogland Hoofd communicatie bij Hurks en ze vertelt alles over hoe mijn.hurks zich steeds verder ontwikkelt, hoe ze de content op mijn.hurks up-to-date houdt, waar de uitdagingen liggen en hoe mijn.hurks op dit moment wordt gebruikt.

Toen Fabienne kwam werken bij Hurks was het implementatietraject al afgerond en het intranet werd al een aantal jaren gebruikt. Ze gebruikt het intranet vooral om medewerkers te informeren. En dat doe je niet zomaar even, want bij Hurks werken veel medewerkers buiten het kantoor. En zij vindt het belangrijk om iedereen te bereiken.

“Toen we met mijn.hurks begonnen, hadden we meerdere dochterbedrijven, maar een deel daarvan is ondertussen verkocht. We hebben op dit moment kantoren in Utrecht en Eindhoven. Daar werkt het kantoorpersoneel, maar buiten op de bouwplaatsen werken ook Hurks-medewerkers. Zij hebben weliswaar toegang tot mijn.hurks maar ik merk dat we hen toch minder goed bereiken dan de medewerkers op kantoor.

In het begin wist ik niet goed wat ik moest verwachten van het intranet. Ik heb lang als zelfstandige gewerkt en had dus nog nooit met een intranet te maken gehad. Intussen vind ik het echt een heel fijn middel voor de interne communicatie. Het is een effectieve manier om medewerkers naar de juiste informatie te loodsen.” – Fabienne Hoogland.

Uitjes, nieuws of een blog van de directie

Zoals Fabienne hierboven al aangeeft is het doel van mijn.hurks; medewerkers bereiken en informeren.

“Op ons intranet vind je vooral nieuws of mededelingen vanuit de directie, posts van collega’s op de tijdlijn, huishoudelijke mededelingen, organisatienieuws en -informatie, verjaardagen en dan hebben we ook nog een Kenniscentrum en Hurks in de pers. Hier worden allerlei berichten over hurks gepubliceerd die in de media verschijnen. Zo kunnen medewerkers op hun eigen manier, op een moment dat het hen uitkomt de informatie tot zich nemen” – Fabienne Hoogland

Zoeken in alle hoeken

Als ik Fabienne vraag welke functionaliteit ze het meeste gebruikt zegt ze zonder twijfelen: de Vindmachine! Daarnaast maakt ze ook veel gebruik van de Wie-is-wie.

“De Vindmachine en de Wie-is-wie zijn toch wel de functies die ik het meest gebruik als ik zelf gebruik maak van mijn.hurks. Dit komt vooral omdat alle projecten die Hurks uitvoert gecommuniceerd worden op het intranet. Zo kun je gemakkelijk nagaan wie waaraan gewerkt heeft, een projectbeschrijving of kerngetallen opzoeken maar ook gewoon een leuk verhaaltje lezen.

Wat ik zo zie is dat mijn.hurks vooral gebruikt wordt als naslagwerk en vraagbaak. Medewerkers zoeken dus informatie op, delen informatie met elkaar delen of stellen een vraag.” – Fabienne Hoogland

Met een knipoog

Voor alle praktische informatie gaan de medewerkers naar ‘Link’. Daar staat allerlei organisatorische informatie die varieert van het reserveren van de bedrijfsfiets, tot het aanvragen van verlof, of informatie over hoe je je ziek meldt.

“Ja, de tijdlijn wordt zeker goed gebruikt door onze medewerkers. Soms zelf TE 😉, maar dan zorgen we er samen voor dat het wordt opgelost. En ik moet je eerlijk zeggen; ik vind het ook wel leuk als er eens een grapje wordt gemaakt. Ook ontvangen we vanuit de bouwplaats regelmatig foto’s van de vorderingen van een project. We hebben een paar medewerkers die daar heel actief in zijn. Dat is natuurlijk super leuk! Om dit soort posts te stimuleren, zijn we dan ook erg geïnteresseerd in de appversie van mijn.hurks.” – Fabienne Hoogland

Fotootje hier, fotootje daar

Een van de add-ons die Hurks veel gebruikt is de Beeldenbank. Het is een belangrijk onderdeel van hun digitale werkomgeving en er wordt optimaal gebruik van gemaakt.

“De beeldenbank heeft alles te maken met de fotografie van onze projecten. Wij vinden het heel belangrijk dat wanneer medewerkers foto’s van projecten gebruiken, zij over de juiste foto’s beschikken. Wanneer een project is opgeleverd, gaat de fotograaf op pad om het in zijn geheel, maar ook de detaillering in beeld te brengen. Meestal doet hij dit pas na enige tijd, zodat de nieuwe bewoners de kans hebben gehad om bijvoorbeeld hun tuin aan te leggen. Je wil het liefst een woonwijk in bewoonde staat laten zien. Het eindresultaat zoals het bedoeld is.

Deze foto’s kunnen medewerkers dan bijvoorbeeld gebruiken voor een presentatie aan opdrachtgevers.” – Fabienne Hoogland

Klopt deze informatie nog wel?

Vele organisaties worstelen met het feit dat het lastig is om verouderde content op te sporen en te updaten. Daar hadden ze bij Hurks ook last van. Maar Fabienne heeft hier een goede oplossing voor gevonden.

“Leuk dat je deze vraag stelt. Wij hebben hier mee te maken bij alle projecten die op het intranet worden beschreven. Een project kan op diverse momenten worden aangemaakt. Als we iets ontwikkelen, gaan bouwen of allebei. Zo’n werk kan jaren duren en door de wisseling van medewerkers, veranderingen in team-samenstelling en de hoeveelheid projecten kun je het overzicht snel kwijtraken. Maar daar hebben we iets op bedacht. De receptionisten maken veel gebruik van mijn.hurks en zij kijken voortaan regelmatig even door de projecten. Wanneer er een verouderd project tussen zit, maken ze daar melding van zodat wij het kunnen actualiseren.

Wat denk ik heel belangrijk is om af te spreken bij het bijhouden van je intranet, is niet alleen ‘hoe’ gaan we het doen, maar vooral ook ‘wie’ gaat het doen. ” – Fabienne Hoogland.

Toekomst

Hurks blijft zich ontwikkelen en zo ook mijn.hurks. Fabienne raakt niet uitgesproken over de toekomstbeelden die ze heeft bij mijn.hurks maar als ze dan toch iets moet noemen is het verbinden en betrekken van de Hurks-medewerkers.

“De komende tijd wil ik meer energie steken in de interne communicatie. Vooral in het verbinden van de medewerkers op kantoor en de medewerkers op de bouwplaats. De informatie van buiten naar binnen halen en andersom. Hier leggen we steeds meer de nadruk op en we bekijken hoe we dit het beste kunnen toepassen in de praktijk. Overigens ben ik ook van mening dat we het niet moeilijker moeten maken dan het is. Het moet wel herkenbaar en vooral praktisch blijven.

Daarnaast zijn we ook bezig met de transitie naar Office365. Voor nu hebben we dit nog niet geïntegreerd in mijn.hurks maar ik denk dat dit in de toekomst wel gaat gebeuren.” – Fabienne Hoogland

Benieuwd naar andere ervaringsverhalen of wil je meer informatie over Iris? Vraag een gratis demo aan of ontdek de verschillende functionaliteiten.