Doopsuikers, infosessies en het smoelenboek

Kruisnet

Bij het Wit-Gele Kruis van Antwerpen werken ze met 1100 medewerkers samen in Kruisnet. Goedele is één van de communicatieadviseurs die samen met haar collega’s dagelijks bezig is met o.a. het intranet.

“Ik werk samen met 3 andere communicatieadviseurs o.a. aan het intranet. Daarnaast werk ik mee aan het personeels- en externe patiënten magazine en de externe websites. Iedere week zijn we wel even met Kruisnet bezig. Dan gaat het vooral om het plaatsen van nieuwsberichten, artikelen delen of bestaande content aanvullen. Maar dit doe ik dus niet alleen, we vullen elkaar aan.” – Goedele Bogaerts

De zoektocht begon...

Toen het Wit-Gele Kruis van Antwerpen begon met de zoektocht naar een nieuw intranet waren ze tegelijk bezig met een project om het DMS-systeem te vernieuwen. Dus het was een logische stap om dit project er gelijk bij te pakken. Vooral omdat ze het heel belangrijk vonden dat het nieuwe intranet en het DMS-systeem goed op elkaar zouden aansluiten. Goedele vertelt je er meer over.

"In 2008 zijn wij begonnen met een intranet. Je kunt je wel voorstellen dat dat intranet rond 2016 enorm verouderd was en heel statisch. Het was typisch een platform voor eenrichtingscommunicatie: van communicatie en directie naar de medewerkers. Het was veelal formele informatie en grafisch zag het er ook niet meer mooi uit. Waarom we uiteindelijk voor Iris gekozen hebben is omdat het voor ons het meest volledige platform leek en het paste bij onze wensen: het nieuwe intranet moest kunnen koppelen met ons DMS-systeem van Infoland en we wilden een intuïtief en interactief platform. Dus toen we Iris Intranet leerde kennen was de keuze snel gemaakt.” – Goedele Bogaerts

De lancering met geboortekaartje en doopsuikers

Als je denkt dat je er nu bent, dan heb je het mis. Want nu komt misschien wel het belangrijkste deel van het hele project ‘de implementatie’. Hoe hebben ze dit bij het Wit-Gele Kruis van Antwerpen aangepakt en hoe is de naam van het intranet tot stand gekomen?

“Ons oude intranet heette ook Kruisnet. Dit wilden we ook graag zo houden om het voor de medewerkers herkenbaar te houden. In het beginstadium waren er al een aantal medewerkers betrokken bij het project. We wilden graag weten wat zij nodig hebben en wat hun behoeftes waren. Tijdens de échte lancering hebben we ter aankondiging een geboortekaartje gemaakt. En natuurlijk hebben we doopsuiker gebruikt. Zoals bij jullie beschuit met muisjes wordt gegeten, hebben wij doopsuiker of suikerbonen. Daarnaast ontvingen alle medewerkers een affiche waar ze meer informatie op konden vinden.

Maar het grootste werk, maar zeker niet minder interessant, waren de infosessies. Voor alle verpleegkundigen en andere medewerkers hebben we infosessies georganiseerd. Tijdens deze sessies zijn we door Kruisnet gaan klikken en hebben we door diverse opdrachten een interactieve sessie kunnen organiseren. Het kost in het begin misschien wat meer tijd maar uiteindelijk gaat het je alleen maar tijd opleveren omdat medewerkers al goed op weg geholpen zijn.” – Goedele Bogaerts

Het was even wennen

Het Wit-Gele Kruis van Antwerpen werkt nu ongeveer 3 jaar met Kruisnet. Hoe wordt het intranet nu gebruikt? Zijn er nog functionaliteiten die ze missen?

“Als je kijkt dat onze directie in het begin niet zo enthousiast was over het sociale deel van het intranet, is dit nu wel een veel gebruikt onderdeel. Denk bijvoorbeeld aan de tijdlijn. In het begin was het natuurlijk nog een beetje zoeken naar de juiste manier, maar je ziet dat de medewerkers hier een eigen weg genomen hebben. Je ziet natuurlijk nog steeds wel een verschil tussen medewerkers. Het zijn vaak dezelfde die actief berichten plaatsen en een hele grote meerderheid die vooral informatie leest. De Wie-is-Wie of hoe wij hem noemen ‘het smoelenboek’ wordt ook erg actief gebruikt. Overzichtelijk heb je alle medewerkers bij elkaar en via de zoekbalk heb je snel het telefoonnummer gevonden waar je naar op zoek was.” – Goedele Bogaerts

Omdat er natuurlijk een hele hoop informatie op een intranet komt wil je dit zo gestructureerd mogelijk beschikbaar stellen. Daarom gebruiken ze bij het Wit-Gele Kruis van Antwerpen de Iris Tegels. Hoe hebben ze dit ingericht?

“In ons content gedeelte hebben we per rubriek tegels aangemaakt. Denk bijvoorbeeld aan tegels met het arbeidsreglement of personeelsvoordelen onder de rubriek ‘personeel’ of tegels met verpleegkundige procedures en preventie onder de rubriek ‘zorg’. Voor iedere rubriek of tegel is er één iemand verantwoordelijk en diegene zorgt er dan ook mee voor dat de content up-to-date is of aangevuld wordt waar nodig, in samenwerking met de dienst Communicatie. Dus dat is niet alleen de verantwoordelijkheid van mij en mijn collega’s. Het DMS-systeem dat wij gebruiken is iProva van Infoland en door een enorme handige integratie met Kruisnet kunnen we documenten uploaden en ook door protocollen zoeken via de Vindmachine van Kruisnet. Ongelofelijk handig!” – Goedele Bogaerts

Wat gaat er nog komen?

Kunnen we al een beetje naar de toekomst kijken? Nou daar heeft Goedele wel haar ideeën over.

“De groepen functie wordt nog niet zo actief gebruikt als we zouden willen. Dit komt ook omdat wij deze functie nog niet goed onder de aandacht hebben gebracht. Daar zijn zeker nog mogelijkheden. Zo hebben de verantwoordelijken van iedere afdeling 1 keer in de maand een overleg, maar als deze 15 verantwoordelijken samen in een groep zitten kunnen ze onderling al informatie uitwisselen of tussendoor informatie delen met elkaar. Wij moeten hier wel extra rekening houden met de privacywetgeving gezien we met en voor mensen werken. Zo kunnen we via Kruisnet bijvoorbeeld een persoonlijke gegevens over patiënten delen.

Daarnaast zien we ook steeds meer de verschuiving van een sociaal intranet naar een digitale werkplek. We hadden dit voor de lancering al aangegeven als een wens maar we merkten dat onze organisatie hier nog niet klaar voor was. Het intranet met een sociaal aspect was al een hele grote stap. Dus dat heeft nog wel even tijd nodig.

Maar al met al zijn we nog steeds erg tevreden en is het intranet echt een enorme verbetering.” – Goedele Bogaerts

Benieuwd hoe Iris Intranet jouw organisatie kan ondersteunen? Of geïnteresseerd in andere ervaringsverhalen? Lees dan eens het interview met gemeente Zutphen of Magentazorg.