De kracht van interne communicatie: het platform van het Slingeland ziekenhuis

SZ-Net als centraal communicatiekanaal

Toen het Slingeland Ziekenhuis het nieuwe intranet lanceerde, kwam daar heel wat bij kijken. Bij zo’n grote organisatie is het belangrijk om collega’s te betrekken en mee te nemen in de nieuwe ontwikkeling. ‘’Het grootste deel van onze collega’s zijn vooral met zorgverlening en hun patiënten bezig, andere zorgorganisaties zullen dit herkennen,’’ vertelt Laura. ‘’Ze zijn er niet de hele dag achter een computer bezig. Daarom hebben we stappen gezet om iedereen aangehaakt te krijgen op het intranet. We hebben het platform centraal gesteld: het grootste deel van de interne communicatie verloopt via het intranet. We sturen bij voorkeur geen nieuwsbrieven meer, want zolang je collega’s op andere manieren informeert, geef je ze geen reden om het nieuwe platform te gebruiken. Het kostte tijd om dat te laten landen, maar nu weten medewerkers hoe ze informatie kunnen vinden en wat ze allemaal met SZ-Net kunnen. De kunst is om je intranet altijd als hoofdroute aan te bieden. SZ-Net is dé plek voor alle communicatie: van afdelingsupdates en organisatienieuws tot informatie in belangrijke groepen. Het is ons centrale communicatiekanaal.’’

'SZ-Net is dé plek voor alle communicatie: van afdelingsupdates en organisatienieuws tot informatie in belangrijke groepen. Het is ons centrale communicatiekanaal.’ - Laura Scholten

Crisiscommunicatie in coronatijd

Omdat SZ-Net gelanceerd werd tijdens de coronapandemie, heeft het team van Slingeland de lancering klein gehouden. Wel kon het intranet direct gebruikt worden voor crisiscommunicatie. ‘’Alle afspraken die we met elkaar maakten en de regels vanuit de overheid communiceerden we via SZ-Net, en er veranderde heel veel op dat gebied,’’ legt Laura uit. ‘’Iets wat ’s ochtends was afgesproken kon ’s middags alweer anders zijn. Ons intranet heeft daar enorm bij geholpen. Omdat SZ-Net gekoppeld is aan ons kwaliteitssysteem Zenya, konden we aangepaste protocollen ook direct koppelen aan de informatie op het intranet. Collega’s konden zo gemakkelijk schakelen vanuit het intranet naar de informatie die ze nodig hadden in Zenya.’’

SZ-Net: meer dan alleen zakelijk gebruik

Het communicatieteam van het Slingeland ziekenhuis zorgt ervoor dat medewerkers belangrijke informatie terug kunnen vinden op SZ-Net. Maar het intranet is er niet alléén voor zakelijke content. Ook luchtigere, leuke informatie wordt volop gedeeld door collega’s. ‘’Soms denk ik wel eens: het is niet alléén maar leuk,’’ deelt Laura grappend. ‘’We hebben een MarktplaatSZ, een groep voor jubilea en pensionering en een prikbord waar collega’s dingen delen die niet werkgerelateerd zijn. En de meest gebruikte zoekterm is ‘’soep’’. Het bedrijfsrestaurant heeft elke dag een soep van de dag, en collega’s gebruiken het intranet om te bekijken welke soep er vandaag is. Het platform wordt dus zéker niet alleen voor zakelijke dingen gebruikt.’’

Verandercommunicatie en het sociaal intranet

In Slingeland Ziekenhuis verandert de komende periode een hoop. Naast de bouw van het nieuwe ziekenhuis lopen er verschillende digitaliseringsprojecten om efficiënt te werken en personeelstekort in de toekomst op te kunnen vangen. En met al deze veranderingen is het belangrijk dat collega’s goed op de hoogte zijn. SZ-Net speelt daarin een essentiële rol. ‘’Er lopen veel transformatie- en innovatieprojecten in ons ziekenhuis,’’ vertelt Laura ‘’De communicatie over welke stappen we nemen, wat we bereiken en hoe collega’s het op de achtergrond in goede banen kunnen leiden verloopt voor een belangrijk deel via SZ-Net. Zo digitaliseren we momenteel een aantal administratieve taken zoals het inchecken (controleren van patiëntgegevens) en het aanmelden van een patiënt voor de afspraak op de polikliniek. Op het intranet communiceren we met elkaar over de eigen afdeling heen. Zo staan onze ruim dertig poliklinieken direct met elkaar in verbinding. Via groepen wisselen collega’s met elkaar uit wat er speelt.’’

Voordat Slingeland met Iris werkte, werkten ze ook met een intranet. We vroegen Laura naar het verschil. ‘’Het oude intranet was niet sociaal, het was alleen maar zenden en daardoor een stuk minder effectief en voor onze afdeling bewerkelijk. Dan hadden we nog wel twee extra communicatiemedewerkers kunnen aannemen om te zorgen dat alles goed gecommuniceerd werd. Dat is met een sociaal intranet als Iris gedecentraliseerd. Collega’s willen informatie delen met collega’s door het hele ziekenhuis over van alles. Een sociaal intranet faciliteert en stimuleert om dat zelf en met elkaar te doen. En daar zit winst in, vooral als er zoveel veranderingen plaatsvinden in je organisatie.’’

Wil je meer weten?

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.