DAK Kindercentra verbindt 50 locaties met een nieuw sociaal intranet

De weg naar livegang

Kinderopvangorganisaties met veel verschillende locaties hebben baat bij kennisuitwisseling tussen verschillende vestigingen. Daarnaast werken pedagogisch medewerkers met verschillende procedures en moeten ze snel belangrijke informatie terug kunnen vinden. Het oude intranet voldeed niet meer aan de wensen, vertelt Wouter Vedder, marketing- en communicatieprofessional bij DAK: ‘’Ons oude intranet wat een soort statisch intranet met verschillende mappen en documenten. Ik kon er niets in terugvinden. Het was wel mogelijk om zoektermen in te voeren maar de resultaten klopten vaak niet. We konden geen berichten plaatsen of vragen stellen. Het was echt compleet anders dan wat we nu hebben.’’

Een nieuw sociaal intranet waar collega’s wél gemakkelijk belangrijke informatie konden vinden, was dan ook prioriteit voor DAK Kindercentra. ‘’De implementatie hebben we met collega’s uit de hele organisatie opgepakt,’’ vertelt Wouter. ‘’Met collega’s van IT, de unitmanagers en afdeling pedagogiek en kwaliteit hebben we het nieuwe intranet vormgegeven. We zijn ook bij jullie op kantoor in Eindhoven geweest om het serviceplein samen in te richten. Dat was heel waardevol.’’

De intranet roadshow

Dat een intranet niet vanzelf omarmd wordt door medewerkers, weet Wouter als geen ander. Ze besloten een lanceringscampagne te organiseren en alle (50!) locaties langs te gaan met de intranet roadshow. ‘’We wisten zeker dat als we niet persoonlijk langs zouden gaan het niet zou werken,’’ legt Wouter uit. ‘’De meeste collega’s zijn pedagogisch medewerker en die zitten niet de hele dag achter de computer. We wilden het persoonlijk aanpakken en écht de tijd nemen om het intranet te laten zien. Voor de introductie eind mei hebben we koektrommels laten bedrukken met een geboortekaartje en een QR code waarmee ze de app van het intranet konden downloaden. Na de zomervakantie zijn we met de échte introductie, de intranet roadshow, begonnen. De afgelopen maanden ging ik bij bijna vijftig locaties langs om een presentatie te geven en collega’s te laten zien wat ze met het intranet kunnen. Ik merkte direct dat collega’s die het niet direct begrepen na een minuut of tien aan de slag konden. En die positiviteit straalt ook af naar hun collega’s, en zo gaat het balletje vanzelf rollen. Een intensief traject, maar het heeft echt bijgedragen aan het succes van de introductie.’’

Van introductie naar adoptie

Hoe collega’s het intranet gebruiken verschilt sterk per organisatie. Bij DAK wordt het platform veel gebruikt om belangrijke informatie op te zoeken. Maar ook zeker de leuke dingen worden gedeeld, vertelt Wouter. ‘’We hebben een groep superfanatieke gebruikers. Zij snapten eigenlijk vrijwel direct hoe Joost werkt en delen foto’s van activiteiten, knutsels van de kinderen en nog meer op het intranet. Onze unitmanagers communiceren ook steeds meer via het intranet met hun medewerkers. Ik sprak net nog een unitmanager die me vertelde dat zij niets meer mailt naar collega’s, ze plaatst de belangrijke mededelingen nu op Joost.’’

Na de succesvolle roadshow is de uitdaging van DAK om het platform ook écht te laten landen in de organisatie. ‘Dit was natuurlijk de introductiefase. Nu komt de moeilijke adoptiefase om het intranet een wezenlijk deel van het werk te maken,’’ deelt Wouter. ‘’We moeten aandacht blijven besteden aan de adoptie van het platform. Met kerst hebben we bijvoorbeeld een foute kersttruien wedstrijd georganiseerd waarbij foto’s van teams gedeeld werden op het intranet. We hebben ook een sportchallenge gedaan waarbij locaties elkaar konden uitdagen en video’s deelden op Joost. Op die manier zorgen we ervoor dat er leuke dingen op het intranet te vinden zijn. En ik zie steeds meer nieuwe namen voorbij komen die hun eerste bericht op Joost plaatsen.’’

Nog een gouden tip

Afrondend deelt Wouter nog een tip met ons: ‘’Als je een organisatie bent met verschillende locaties, ga naar de locaties toe om het intranet te laten zien. Mensen vinden het prettig om aan de hand genomen te worden en het uitgelegd te krijgen. Het kost wat tijd, maar wij zien dat het bezoekersaantal en de interactie groeit. Het aantal pageviews, reacties en likes op Joost stijgt nog steeds,’’ aldus Wouter.

Wil je meer weten?

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.