Content, content, content!

Christiaan en Tabhita van Brayton House weten hier wel raad mee.

Zij schreven er een interessant artikel over. De belangrijkste bevindingen lichten we in dit artikel voor je toe en lees je hoe je dit terug ziet in Iris. Dus geen paniek. Stapsgewijs wordt het je allemaal duidelijk.

Het artikel begint met het beschrijven van 6 vragen die je vaak voorbij hoort komen:

1. Aan welke content moet je überhaupt denken?
2. Hoe zorg je dat content actueel blijft?
3. Hoe ga je om met ‘verplichte kost’?
4. Hoe personaliseer je content voor medewerkers?
5. Wat als je content in meerdere talen wil aanbieden?
6. Hoe pak je contentmigratie aan?

Stap 1, 2,5 en 6 lichten we toe.

1. Welke content?

‘Saaie’ content rond secundaire processen

Welke informatiebehoefte hebben de gebruikers? Enkele vragen die gebruikers vaak stellen wanneer ze op zoek zijn naar bepaalde informatie:

• Ik zoek een collega die me kan helpen met…
• Hoeveel verlofdagen kan ik nog opnemen?
• Hoe moet ik onkosten declareren?
• Ik wil mijn laatste salarisstrook bekijken. En wat zijn ook alweer de betaaldata?
• Ik wil een storing, defect of probleem melden.

Het is dus belangrijk dat content op een digitale werkomgeving aansluit bij de vragen die de gebruikers hebben. Van te voren een onderzoek doen naar deze behoefte heeft dus vele voordelen.

Vergeet functionaliteit niet

Het is goed om de gebruikers aan te zetten tot actie. Je wil het ze zo makkelijk mogelijk maken om informatie te vinden maar ook om informatie door te geven. Het kan gaan om informatie over de salarisbetaling maar ook om het melden van een printstoring. Je kunt dit doen door formulieren te gebruiken die automatisch een mail sturen naar desbetreffende afdeling, maar hoe makkelijk zou het zijn als een gebruikers vanuit de digitale werkomgeving gelijk wordt doorverwezen naar een applicatie die het probleem gelijk oplost?

Door Iris te integreren met andere applicaties kunnen gebruikers op een vanzelfsprekende manier hun taken uitvoeren. En worden ze niet belemmerd met iedere keer weer een formulier, overnieuw inloggen of alleen maar informatie.

Content bij primaire processen

Ook is er natuurlijk behoefte aan content rondom primaire processen. Maar bepaal wel goed wat de geschikte content is. Soms is de handeling belangrijker dan de gehele content en communicatie eromheen. Dus kijk goed wanneer er wel communicatie nodig is of wanneer een formulier of koppeling geschikter is zodat de medewerker gelijk de taak kan uitvoeren.

In Iris heb je de mogelijkheid om deze informatie en documenten overzichtelijk weer te geven op het Serviceplein. Door middel van themablokken verdeel je de verschillende informatiedocumenten. Zo is het voor iedere gebruiker overzichtelijk en gemakkelijk terug te vinden.

2. Actualiteit van de content

Welke informatie de gebruiker graag wil ontvangen, dat heb je onderzocht bij stap 1. Dat maakt het daarna ook gelijk mogelijk om van nieuws > ‘gewone’ content te maken. Want wanneer je relevante informatie plaatst over bijvoorbeeld producten, procedures of organisatienieuws verdwijnt dit na verloop van tijd letterlijk en figuurlijk uit beeld, dus het is goed om deze belangrijke informatie om te zetten in ‘gewone’ content op de digitale werkomgeving zodat het altijd vindbaar is. Afspraken maken is een ander belangrijk onderdeel. Om content actueel en up-to-date te houden is het belangrijk om goede afspraken te maken. Dus niet alleen maar ‘hoe’ gaan we dit doen, maar vooral ‘wie’ gaat dit doen!

Versiebeheer is een belangrijk onderdeel als het gaat om actuele content. In Iris is het mogelijk om versies toe te kennen aan documenten. Zo is het overzichtelijk terug te zien wat, en door wie de aanpassingen gedaan zijn.

3. Meertalige content

Er is vaak de wens om alle content voor de gebruikers van het intranet in de gewenste talen beschikbaar te stellen. Dat kan nog wel eens een hele klus zijn om dit voor elkaar te krijgen. Want wanneer er specifieke content aan specifieke groepen medewerkers in een specifieke taal aangeboden moet worden dan ben je daar niet 1-2-3 mee klaar.

Wanneer je gebruik maakt van de Iris Tolk is dit zo gepiept. Deze module maakt het mogelijk om voor iedere gebruiker met één druk op de knop de content te vertalen naar de gewenste taal. Je kunt dus content schrijven in de taal die je spreekt en deze wordt in de gewenste taal weergegeven aan de ontvanger.

4. Contentmigratie

Content komt vaak nog (te) laat in beeld en er wordt vaak gedacht ‘dat zetten we wel over van het ‘oude’ intranet.’ Maar dat is zonde, want als je alle content gaat migreren staat je nieuwe, mooie digitale werkomgeving gelijk vol met oude troep! Dat kan niet de bedoeling zijn. Daarom zijn onze community adviseurs een grote voorstander van een contentanalyse. Dit doen ze tijdens de training, zij gaan samen met de intranetbeheerders door de huidige content heen. En stellen je de brandende vraag: wat moet er overgezet worden en waar moet deze content dan komen? In een overzichtelijk canvas zie je welke content zijn plekje vindt op de nieuwe digitale werkomgeving.

Resume

Het is zeker niet het makkelijkste onderwerp: content. Maar het moet ook zeker niet vergeten worden, want het is misschien wel het belangrijkste onderdeel van het intranet. Het is belangrijk om een onderzoek te starten naar de behoefte van de gebruikers. Welke content hebben zij nodig tijdens hun werkdag en op welke manier moet je deze content aanbieden. Is tekst een goede oplossing of past een formulier of integratie beter. Het actueel houden van content valt of staat bij goede afspraken, meertaligheid hoeft geen issue te zijn en denk nog eens twee keer na voordat je bestaande content van het ‘oude’ intranet overzet naar de nieuwe, mooie digitale werkomgeving.

Het volledige artikel lees je hier.

Benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen of heb je vragen over content management neem dan contact op met onze adviseurs.