BrainSwash, intranetten & doelstellingen

Even voorstellen

Voordat we gaan beginnen, vertel eens wat meer over jullie zelf.

“Ik ben Thari en werk nu ongeveer 6 maanden als communitymanager. Ik houd me voornamelijk bezig met het laten landen van het intranet in de organisatie, en het stimuleren en ondersteunen van het gebruik, om de eilandjescultuur langzaam op te heffen. Ik monitor dagelijks wat er gaande is. Daarnaast geef ik trainingen (daarover later meer) en advies aan medewerkers over hoe ze het intranet het beste kunnen inzetten om hun doelen te bereiken.

Ik ben Martin en zit nu ongeveer 13 jaar bij de Provincie. Ik heb al verschillende rollen vervuld, maar de laatste jaren vervul ik de rol van communicatiestrateeg en vanuit die rol ben ik ook begonnen aan het intranetproject. We zijn nu net één jaar live en dat vind ik een mooie mijlpaal. Ik ben trots op zowel het opzetten van de aanbesteding als de implementatie en nu het eerste jaar dat het intranet staat.” – Thari & Martin

De wereld vol intranetten

Een nieuw intranet is er niet zomaar. Dat gaat meestal samen met een paar wensen, doelen en nieuwe mogelijkheden. Zo ook bij de provincie Noord-Brabant. Zij hadden al wel een intranet, maar ze liepen tegen een aantal grenzen aan. Vooral op het gebied van interactie was er wel iets mogelijk, maar niet zoveel als bij de sociale intranetten die er voorbij kwamen. Tijd voor iets nieuws!

“Wat een begrip is in de sociaal intranetwereld zijn tijdlijnen en daar zagen wij ook echt wel de voordelen van in. De mogelijkheid voor medewerkers om zelf iets te doen op het gebied van interne communicatie en dat de afdeling communicatie niet telkens de poortwachter is en bepaalt waarover er gesproken wordt.

Het tweede onderdeel was kennisdelen. We zijn een kennisintensieve organisatie en zijn opgebouwd uit heel veel programma’s en projecten. Je ziet dat daar veel uitwisseling in is, maar is dat voldoende om ook daadwerkelijk van elkaar te leren? Wij willen kennis gaan delen voorbij de programma’s. Wij noemen dat ook wel integrale kennisdeling. Zover zijn we nog niet, maar we gaan er wel mee aan de slag. Nog één laatste ding: het oude intranet was maatwerk. Alles wat we wilden moest apart voor ons gemaakt worden. Na een Europese aanbesteding hebben we met ongeveer 30-35 mensen alle platformen beoordeeld. Jullie hadden heel goed gekeken naar de eisen en wensen die wij hadden opgesteld. Jullie scoorden enorm goed bij onze beoordelingscriteria en daarom is Iris het ook geworden.“ – Martin

3,2,1... Actie!

Tijd voor de lancering! Vaak is het een grote happening en dat was ook de bedoeling bij de provincie Noord-Brabant. Helaas kon dit vorig jaar nog niet, maar daar hebben ze zich niet door laten remmen. Ondanks alles was het toch een hele grote happening…

“Ik kan het me nog heel goed herinneren dat we vóór corona begonnen met de aanbesteding en implementatie. Toen rolde we met elkaar corona in, waarna we het liefste zo snel mogelijk live wilden gaan. Uiteindelijk is dat november 2020 geworden. Ons intranet heet BrainS en dat staat voor Brabant Intranet Sociaal. Ons vorige intranet heette Brain en na het uitzetten van een prijsvraag voor een nieuwe naam wilde eigenlijk niemand een nieuwe naam. Tot een collega voorstelde om er een S aan toe te voegen. Allereerst denk je ‘nou, ook niet echt origineel’, maar uiteindelijk heeft het ons wel geholpen tijdens de implementatie omdat niemand hoefde te wennen aan de nieuwe naam.

Twee dingen die we belangrijk vonden tijdens de lancering waren: BrainS moet vrolijk zijn en geassocieerd worden met leuk. Voorafgaande aan de lancering hebben we lollige video’s gemaakt waarbij we fysieke en online werkelijkheid door elkaar hebben gegooid. Een van de video’s ging over het liken van berichten, dus in de video werd er letterlijk duimpjes op iemand geplakt die iets zei. Vervolgens moesten we wel improviseren omdat we niets fysieks konden organiseren. Gelukkig waren we al zover geëvalueerd dat we live uitzendingen konden maken, dus op die manier hebben we de lancering vormgegeven. Er was een heuse live lancering van BrainS door middel van een grote rode knop. Helaas deed BrainS het op het moment suprême niet vanwege een overbelaste server, maar dat is gelukkig allemaal, tijdens de uitzending, opgelost zodat we het alsnog live konden laten zien.” – Martin

Drie niveaus

Na de lancering van het intranet was er geen tijd om te relaxen. De provincie Noord-Brabant heeft een aantal lagen in de doelstellingen aangebracht om ervoor te zorgen dat BrainS uiteindelijk ook strategisch ingezet kan worden in de organisatie. Hoe hebben ze dit aangepakt?

“Het laagste niveau is ‘verbinden en ontmoeten’. BrainS doet daarin zijn werk. Zowel op de algemene tijdlijn als in groepen. We hebben hierin nog wel flinke stappen te zetten, maar ik vind het wel heel tof om te zien dat BrainS hierin gewoon werkt. Voor het verbinden en ontmoeten in coronatijd.

Je ziet ook dat we nu op de grens staan naar de volgende stap in onze strategie. Naar een laagdrempelige manier van interesse- en kennisdeling tussen de programma’s (afdelingen) en projecten op BrainS. Doordat er nu steeds meer kennisdeling is, wordt de kennisbank op BrainS ook steeds belangrijker om te gaan uitrollen. Daar gaan we ons nu op concentreren. Deze wordt uiteindelijk gevuld met kennis die echt belangrijk is om te bewaren.

We hebben een stuk of 24 programma’s die werken aan beleid. We werken bijvoorbeeld aan cultuur, wegen en natuur. Dat lijkt op het eerste gezicht niets met elkaar te maken te hebben, maar dat is niet waar. Want de weg zal maar dwars door een natuurgebied worden gelegd... Dan heb je naast wegen en natuur ook nog met het stikstof vraagstuk te maken. Dus je moet dit soort projecten wel degelijk integraal uitvoeren. En daar kan BrainS prima bij helpen. Juist met zo’n praktisch instrument als BrainS kun je kijken of je die processen beter kan sturen en ondersteunen.” – Thari & Martin

BrainSwash

Nee, dit is niet de kapsalonketen die we allemaal kennen, maar wat is het dan wel? Thari vertelt het je graag.

“In de eerste maand van BrainS zijn er diverse tutorials gemaakt en die zijn super waardevol, maar wel toe aan vernieuwing en uitbreiding. Aan de hand van feedback van medewerkers weten we welke vragen er spelen. Daar kunnen we dan de tutorials op aanpassen. Ook tijdens onze training ‘De BrainSwash' zie ik wat er speelt in de organisatie. BrainSwash is een training die we aanbieden via het intern opleidingsinstituut ‘de BrabantAcademie’. Soms voor een team, voor een deel van een programma of voor een klein groepje, zoals de directieassistenten.” – Thari

Het vervolg

Wat zit er nog meer in het verschiet voor de toekomst?

“We willen meer gebruik gaan maken van de mogelijkheden die al aanwezig zijn in BrainS, maar waar we nu nog geen gebruik van maken. Drie grote dingen die nog op de planning staan voor komend jaar: onboarding, externen en de kennisbank. We hebben het eerste jaar de tijd genomen om de verbonden- en betrokkenheid te creëren en zijn nu klaar om verdere stappen te zetten.” – Martin

Tot slot wil Martin graag een goede tip meegeven.

“Een platform neerzetten is één ding, maar we moeten onszelf en de organisatie er ook op organiseren. Wij hebben gekozen voor een regieteam en een virtueel intranetteam. In het regieteam worden de langeretermijndoelstellingen bepaald en het virtuele intranetteam zorgt voor de verbinding tussen de doelstellingen en het dagelijkse gebruik op de werkvloer. Daar is niet alleen een goed werkend platform voor nodig, maar ook medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan een communitymanager, eigenaren en iemand die zich bezighoudt met de strategie. Dit hebben wij ook van tevoren ingericht. De functie Communitymanager bestond nog niet bij de provincie Noord-Brabant, maar nu met de komst van BrainS hebben we deze gecreëerd. Ik vind dat dat ook wel echt factoren zijn om het project tot een goed einde te brengen.” - Martin

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje, vraag een vrijblijvende demo aan of stuur een chatbericht.