1600 medewerkers, Corona omstandigheden en hoe ziet de toekomst eruit?

Waar het allemaal begon

Het verhaal begint ongeveer 1,5 jaar gelden toen Tara kwam werken bij Magentazorg. Er moest een nieuw intranet komen en dan het liefste een met sociale functionaliteiten. Het oude intranet was erg statisch en het werkte voor geen meter. Een van de belangrijkste redenen om een nieuw intranet te nemen was het contact met collega’s onderling. Er bestond niet eens een fatsoenlijke telefoonlijst. Daar moest verandering in komen.

“We werken bij Magentazorg ongeveer met 1600 medewerkers verdeeld over 13 locaties. We konden elkaar vinden via een geprinte telefoonlijst, maar we hadden totaal geen idee waar iedereen mee bezig was. Op een gegeven moment zijn we gaan kijken naar de mogelijkheden op het gebied van intranetten en hebben we met een clubje collega’s onze eisen en wensen opgeschreven. Waar willen wij ons op gaan richten, welke doelen willen we behalen met het intranet en welke wensen hebben onze collega’s van de verschillende afdelingen, zoals de managers, stafmedewerkers, vrijwilligers maar ook de collega’s aan het bed die niet altijd een computer tot hun beschikking hebben. Met onze wensen en eisen hebben we verschillende intranetleveranciers uitgenodigd en daar zijn jullie als beste partij uitgekomen en zijn we met jullie aan de slag gegaan.” – Tara van Oyen

Nu komt het echte werk

Het eerste obstakel is genomen, nu gaat het echte werk beginnen. Tara vertelde dat ze een groot draagvlak had gecreëerd bij haar collega’s. Dit is vaak een hele klus, dus wij willen graag weten hoe zit dit voor elkaar heeft gekregen.

“Ik denk dat dat komt omdat wij tijdens het voortraject al een vrij grote projectgroep hadden met collega’s uit de gehele organisatie. Met deze groep zijn we ook het traject gestart. In het begin kost dit wel wat meer tijd maar uiteindelijk pluk je er de vruchten van. Door deze grote groep was er van iedere afdeling iemand betrokken en ervaarde de meerwaarde van het intranet. Ook omdat ze het gehele voortraject meegemaakt hebben.

Daarna zijn we met de hele projectgroep het intranet gaan vullen. Niet allemaal lukraak groepen aangemaakt maar we hebben gewerkt met Iris Tegels. Iedere afdeling heeft een eigen tegel, want ook iedere afdeling heeft andere informatie te delen en zo blijft het overzichtelijk voor de eindgebruiker. Denk bijvoorbeeld aan een tegel met HR-zaken, zorgadministratie, allerlei opleidingsaspecten of ICT. In het begin dacht ik dat er nog wel eens veel tijd overheen zou gaan, voordat alles gevuld zou zijn, maar niets is minder waar. Doordat iedereen zo betrokken was zagen ze ook de meerwaarde ervan in en iedereen wilde snel aan de slag. Dus alle tegels waren in een raptempo gevuld.” – Tara van Oyen

Tadaa!

Dan mag je eindelijk het intranet showen aan de rest van de organisatie. De lancering van Tim is aangebroken. Hoe hebben ze dit bij Magentazorg aangepakt en hoe is de naam Tim ontstaan?

“De naam Tim is eigenlijk bedacht omdat we het intranet een echte naam wilde geven. Dat vonden we leuk en daar konden we veel kanten mee op tijdens de lancering. We hebben gekozen voor het hoofdthema ‘geboorte’. We hebben verschillende acties uitgelicht, zoals posters met de mededeling dat er binnenkort een geboorte aan zit te komen, we hebben geboortekaartjes gemaakt met daarop allerlei tips en tricks over het gebruik van Tim om iedereen alvast wegwijs te maken. Ook hebben we geboortekoekjes gebakken en hebben we Tim ook als persoon afgebeeld. Tot slot is Tim ook een gebruiker in ons intranet, dus wanneer je vragen hebt kun je deze aan Tim stellen. Het was echt een geslaagde lancering.” – Tara van Oyen

Met een lancering alleen ben je er nog niet. Daarom is Tara samen met een collega langs alle locaties geweest om workshops te geven. En dan zie je pas wat voor niveau verschillen er zijn. De ene collega gaat gelijk aan de slag en plaatst een aantal leuke berichten terwijl de ander eerst even aankijkt voordat ze zelf iets gaan plaatsen. Daarnaast kan ook iedereen met vragen altijd aankloppen bij Tara en haar collega’s. Zo gaan ze stap voor stap verder en geven ze ondersteuning waar nodig.

Tim in het hier en nu

Zijn er uitbreidingen waar Tara graag gebruik van wil maken of zijn er functionaliteiten die ze missen? Gebruiken zij op dit moment tijdens de uitbraak van het COVID-19 virus Tim op een andere manier?

“Nou het is wel hét uitgelezen moment om een goed werkend sociaal intranet te hebben. Ik had er niet aan moeten denken dat het virus een half jaar eerder gekomen was. Wij zijn er nu heel blij mee en als we het niet hadden gehad dan zouden we er niet zo goed op in kunnen spelen. We merkten dat we in het begin nog een beetje aan het stoeien waren over hoe we dit het beste konden aanpakken. Een nieuwe tegel aanmaken of juist een groep. We hebben voor een speciaal ingerichte groep gekozen. Via de mediabibliotheek kunnen we alle protocollen kwijt en op de tijdlijn corporate nieuws en veelgestelde vragen. Doordat je iedereen ‘verplicht’ lid kan maken van de groep hebben we hier een groot bereik mee, maar je merkt ook dat iedereen dit nieuws graag wil ontvangen.

Een van mijn grote wensen was dat je van je collega’s weet wat ze aan het doen zijn, dat je elkaar weet te vinden en dat je een gezicht hebt bij je collega’s. Dat zorgt dan natuurlijk ook voor meer verbondenheid en ik denk dat we hier nu echt een grote stap in gezet hebben. Je ziet ook een duidelijk verloop in het gebruik van Tim. Eerst worden vooral de praktische functionaliteiten gebruikt waarna er steeds meer gebruik wordt gemaakt van de andere mogelijkheden. Bijvoorbeeld het bestellen van bedrijfskleding. We hebben nu ongeveer 30 a 40 beheerders en zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen tegel(domein). Daarnaast hebben we ongeveer nog 20 collega’s die actief berichten plaatsen en dan hebben we nog een hele grote groep ‘de stille kijkers’😉.” – Tara van Oyen

Je gaf aan dat collega’s elkaar niet goed konden vinden op het oude intranet. Is dit verandert met de komst van Tim?

“Ja ik krijg echt heel vaak te horen dat collega’s heel blij worden dat ze nu eindelijk elkaar kunnen bellen en dat ze via de Wie-is-Wie een telefoonnummer en een gezicht bij de collega krijgen. Daarnaast maken we ook veel gebruik van Iris formulieren. Wanneer we iets organiseren kunnen collega’s zich via het formulier inschrijven en ontvangen wij alle gegevens overzichtelijk bij elkaar.

De Iris App is nog een wens. We gebruiken nu nog de mobiele webversie maar we willen toch wel erg graag over naar de app. Ook omdat collega’s niet altijd een computer tot hun beschikking hebben en door de app toch gemakkelijker op de hoogte blijven.” – Tara van Oyen

Hoe ziet de toekomst eruit?

Steeds meer organisaties werken naar een digitale werkplek toe. Het sociaal intranet is dan vaak het centrum. Ook Magentazorg is hier mee bezig.

“Eigenlijk is Tim de voordeur van je werkdag. Via Tim kom je binnen en krijg je alle informatie die je nodig hebt en vanuit Tim schakel je gemakkelijk door naar andere applicaties. Ik merk wel dat collega’s hier nog aan moeten wennen. Dus we zijn het in kleine stukjes aan het uitrollen. Zo zijn er nu een aantal applicaties geïntegreerd en start Tim automatisch op wanneer je de computer aanzet. Langzaamaan gaan we steeds een stapje vooruit.” – Tara van Oyen

Tara wil de aankomende communitymanagers nog een tip geven:

“Nou ik heb zelf heel veel baat gehad om vooraf al heel veel collega’s te betrekken en input te vragen. Je moet er wel wat tijd voor vrijmaken en in het begin kost het ook heel veel tijd maar uit eindelijk ben je er zo blij mee. Niet alleen weet je wat iedereen wil en wat ze nodig hebben maar je creëert ook veel meer draagkracht en betrokkenheid, al voordat het intranet er is. Dus betrek de juiste collega’s en zo breed mogelijk in je organisatie.” – Tara van Oyen