1450 collega’s, lancering tijdens corona en dat vanaf 0

Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen werkt met ongeveer 1450 collega’s samen op het intranet. Dit zijn thuisverpleegkundigen en ondersteunende diensten. Sofie is verantwoordelijk voor de Marketing en Communicatie.

“Eigenlijk volg ik alle interne en externe communicatie bij Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen op. Daarom ben ik ook als projectleider betrokken bij het intranetproject. Toen ik 3 jaar geleden bij Wit-Gele Kruis kwam werken viel het me al gelijk op. Er was geen intranet… We ‘misbruikten’ het toenmalige, grijze en onaantrekkelijke Document Management Systeem. Dus het stond heel hoog op mijn lijstje om inhoudelijke en varia informatie op een toegankelijke manier bij mijn collega’s te brengen. Tijdens de implementatie van het intranet hebben we gelijk een nieuw Document Management Systeem in gebruik genomen.” - Sofie Vanneste

Een nieuw begin

Het nieuwe intranet kwam natuurlijk niet uit de lucht vallen? Hoe hebben ze dit project aangepakt en waarom hebben ze gekozen voor Iris?

“We hebben een aanbesteding uitgezet naar meerdere partijen. Jullie kwamen daar als beste uit. Het gebruik van Iris is heel intuïtief voor zowel de gebruikers als beheerders, het uiterlijk is aantrekkelijk en Iris heeft een goede integratie met het Document Management Systeem dat wij gingen gebruiken. Bovendien wisten we ook dat onze collega's bij Wit-Gele Kruis Antwerpen en Wit-Gele Kruis Vlaams Brabant heel tevreden waren over Iris.” - Sofie Vanneste

Tintranet

Daar was ‘ie dan: Tintranet. Aan de hand van een ludieke campagne hebben ze het nieuwe intranet onder de aandacht gebracht. Sofie vertelt je er graag meer over.

“De naam is eigenlijk een beetje Vlaams. Ons oude ‘intranet’ had ook deze naam dus we wilden het op deze manier herkenbaar houden. We hebben op diverse manieren alle collega's geïnformeerd. Flyers met allerlei varia weetjes met als boodschap dat als ze relevante berichten en informatie wilden lezen ze dit konden vinden op Tintranet. Ook hebben we aankondigingsberichten geplaatst in ons magazine, dus collega’s konden er niet omheen en wisten dat er een nieuw intranet aan kwam.

Tijdens de lancering hebben we gebruik gemaakt van een diverse groep collega’s (verpleegkundigen, ondersteunende medewerkers, afdelingsverantwoordelijken etc.) als klankbord. We hebben hen vooraf betrokken om input te leveren. Aan de hand van oefeningen gingen we kijken of het intranet gemakkelijk te gebruiken was en of dat alle informatie goed te vinden was. Deze input hebben we gebruikt om Tintranet nog beter te laten aansluiten bij de collega’s.

Een groot deel van onze collega’s zit veel op de baan, voor hen is het belangrijk dat ze altijd terug kunnen vallen op Tintranet. We verwachten ook niet dat collega’s iedere dag op Tintranet kijken, maar wanneer ze iets willen weten, opzoeken of bekijken dan kunnen ze dit doen.” – Sofie Vanneste

Centrale tool

Op welke manier maken de collega’s gebruik van Tintranet? Het intranet werd gelanceerd tijdens de corona pandemie, hoe is dit gegaan en heeft het ze geholpen?

“De vindmachine wordt denk ik wel het meest gebruikt. Collega’s zoeken er procedures, protocollen en vakinhoudelijke informatie op. Ze vinden op die manier ook gemakkelijker informatie over personeelsadministratie of vrije dagen. Gevoelsmatig heeft dat er wel toe geleid dat het een hoop telefoontjes scheelt naar de administratie. Vroeger was het een grote wirwar aan informatie en nu kun je het gemakkelijk zelf vinden.

Het laatste coronanieuws wordt in de highlight widget weergegeven. We hoopten op het moment dat we het intranet lanceerden dat het er maar ‘even’ zou staan… helaas staat het er nu al ietsje langer dan ‘even’ 😉.

Tintranet is een centrale tool waar collega’s hun werk kunnen doen en informatie kunnen vinden. Zo hebben wij gekozen voor een widget op het dashboard waar collega’s direct inzicht krijgen in de verlofdagen en de aantal kilometers die ze gereden hebben met de auto. Dat is wel echt een widget waardoor collega’s naar Tintranet getrokken worden.

Door het gebruik van Matomo kan ik heel goed in de gaten houden welke pagina/artikel het beste bekeken wordt. Dit houden wij dan ook in de gaten om daarvan te leren en om nieuwe artikelen daarom aan te passen. Maar het werkt ook goed als onderbouwing. Door de cijfers erbij te pakken is het soms gemakkelijker om iemand te overtuigen 😉.” – Sofie Vanneste

Uitdagingen

Als je dit leest, weet je dat ze het goed voor elkaar hebben bij Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen. Maar ook Sofie kan wel een aantal uitdagingen opnoemen waar ze tegenaan lopen.

“We zijn nog steeds wel zoekende naar de juiste plek om content te plaatsen. We hebben 4x per jaar een papieren personeelsmagazine, een maandelijkse nieuwsbrief, sms’jes, we kunnen pushberichten plaatsen op de tablets van collega’s en dan hebben we Tintranet. Dat zijn een hele hoop kanalen, en we willen niet alle content 10 keer herhalen. Dus het is heel belangrijk om te bepalen welke informatie we waar plaatsen. We maken nu vaak gebruik van verwijzingen, door een wedstrijd te communiceren in onze nieuwsbrief, maar wanneer ze zich willen inschrijven moeten ze dit doen op Tintranet.

Je ziet bij ons nog niet echt de verschuiving naar een digitale werkplek. De ondersteunende diensten zitten natuurlijk veel achter hun computer, dus zij gebruiken het wel echt als toegangsportaal. Maar de collega’s op de baan zitten niet dagelijks op Tintranet, zij gebruiken het echt als extraatje om informatie op te zoeken. Dus daar hebben we nog zeker wel verbeter mogelijkheden.” – Sofie Vanneste

Toekomstige communitymanagers

“Een tip die ik zeker wil meegeven aan toekomstige communitymanagers; als je het intranet hebt gelanceerd dan ben je niet klaar. Het is een lopend proces en je blijft er mee bezig. We leren continue wat wel en wat niet werkt.” – Sofie Vanneste