10 jaar live: het sociaal intranet van Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant

Een terugblik op tien jaar intranet

Jullie werken al tien jaar met Iris, wat hebben jullie gedaan om te zorgen voor adoptie van het platform?

‘Het intranet is vanaf het prille begin omarmd door het management. Het uitgangspunt was duidelijk: zoveel mogelijk communicatie moet via het intranet verlopen. Als we blijven mailen of informatie delen via andere kanalen, laten collega’s het intranet sneller links liggen. Hier speelt team communicatie nog altijd een rol in. We sporen collega’s zoveel mogelijk aan om updates met andere collega’s te delen op de tijdlijn. Natuurlijk kunnen wij dat voor hen doen, maar de kracht van een sociaal intranet is dat mensen het zelf kunnen doen. Zo komt er op de tijdlijn niet alleen informatie voorbij vanuit team communicatie, maar ook updates van een secretaresse, een toezichthouder of de directeur. En natuurlijk zijn er collega’s die minder snel een bericht op de tijdlijn plaatsen. Maar we vinden het juist krachtig als updates van alle collega’s komen. Om de drempel te verlagen is de eerste opdracht voor nieuwe collega’s dan ook: stel jezelf voor op de tijdlijn.

We beginnen de werkdag ook op de startpagina van het intranet. Als er een activiteit is of een update vanuit het management, staat dat op het intranet. Als we een feestje hebben gehad en je wilt de foto’s zien, dan staan die op het intranet. En ook als je andere applicaties opent, doe je dat via het intranet. Je komt er eigenlijk niet onderuit en het intranet is echt een begrip in de organisatie.’ – Heidi

Het optimalisatietraject en een feestelijke (her)lancering

Dit jaar hebben jullie het intranet opnieuw onder de loep genomen, hoe hebben jullie dat aangepakt?

‘Het was tijd om het intranet opnieuw aan te besteden. Maar daarvoor hebben we intern onderzoek gedaan naar het gebruik van het intranet. We vonden het belangrijk om te weten hoe het intranet werd gebruikt. We vroegen collega’s daarom onder andere welke functionaliteiten ze het meest belangrijk vonden. Met stip op een kwam de wie-is-wie. Op twee en drie stonden de zoekfunctionaliteit en ons serviceplein ‘weten en regelen’. Collega’s vonden ook de applicaties en tijdlijn belangrijk. Daarnaast kwam uit het onderzoek naar voren dat de chatfunctie minder belangrijk wordt gevonden.

Dat was belangrijke informatie die we ook hebben meegenomen in de aanbesteding. Toen we hoorden dat triptic de aanbesteding had gewonnen en we dus door konden met het huidige intranet waren we daar heel blij mee. We hebben toen direct de kans aangegrepen om niet geruisloos door te gaan. We wilden ons intranet goed onder de loep nemen en optimaliseren, en daar zijn we samen mee aan de slag gegaan.’ – Heidi

Nadat we wisten dat we samen verder konden bouwen aan het intranet zijn we een optimalisatietraject gestart, kan je vertellen hoe dit ging?

‘We zijn samen met Jeroen, onze projectleider, aan de slag gegaan. We zijn gestart met het opfrissen van ons serviceplein ‘weten is regelen’. In de loop van de jaren is er veel content toegevoegd, en we vonden het belangrijk om daarin te investeren. Oude informatie hebben we weggehaald en we hebben de inhoud opnieuw gestructureerd zodat collega’s makkelijker vinden wat ze zoeken. Ook hebben we samen de Content Coach in het leven geroepen. Zo ligt de verantwoordelijkheid voor relevante en actuele informatie niet alleen bij team communicatie, maar bij álle contenteigenaren.

Ook hebben we met Jeroen de Vindmachine geoptimaliseerd. Door het gebruik van de Matomo statistieken hebben we inzicht in veelgebruikte zoekwoorden. Ons doel was om de vindbaarheid van die zoektermen te optimaliseren, en dat hebben we gedaan met de scorefactoren. Zoekresultaten van het serviceplein worden nu hoger weergegeven dan bijvoorbeeld zoekresultaten van een tijdlijnbericht, zo vinden we nog sneller de juiste informatie.’ - Heidi

Jullie hebben het ‘nieuwe’ intranet ook feestelijk gelanceerd, kan je daar wat over vertellen?

‘Zoals ik al zei wilden we niet geruisloos over. En we wilden ook delen dat we druk bezig zijn geweest met de resultaten van het interne onderzoek. In juni dit jaar bestond de ODZOB tien jaar, dus dat was een mooi moment om in die feestelijke week ook het vernieuwde intranet te lanceren.

Daarom hebben we een feesthoedje toegevoegd aan elke profielfoto en we hebben een puzzeltocht op het intranet georganiseerd. Er waren 8 letters verstopt en elke dag deelden we een tip over de verstopplek, bijvoorbeeld ‘de letter is te vinden in de highlightwidget’ en ‘de letter is te vinden onder de berichten uit de media’. Daardoor speurden de collega’s het intranet nog eens af en natuurlijk zijn de winnaars met foto ook op het platform gedeeld. Het was een leuke manier om iedereen weer eens te laten zoeken op het intranet en daarbij een korte toelichting te geven op de diverse onderdelen, ook op de pagina’s waar ze normaal minder snel komen.’ – Heidi

Tips na tien jaar communitymanagement

Je bent al 10 jaar bezig met het intranet, heb je tips voor andere intranetbeheerders?

‘Zeker. Voor ons is het heel belangrijk om nieuwe collega’s bij hun start uitleg te geven over het intranet en ook te blijven monitoren wat collega’s van het intranet vinden en welke wensen er zijn. Wat ook goed werkt is naast een collega gaan zitten om te kijken hoe ze het intranet gebruiken, wat ze aanklikken en waar ze hun informatie vinden. En zorg uiteraard dat je intranet actueel blijft en overzichtelijk. Zo hebben wij veel moeite gestopt in ons Serviceplein weten en regelen, met ook passende icoontjes in onze huisstijl erbij. De Content Coach helpt ons hierbij.

En stel vooral niet te veel regels in. Wij gaan bijvoorbeeld een ‘durf te vragen’ groep aanmaken, waar alle collega’s álles mogen vragen. Dat hoeft niet per sé werkgerelateerd te zijn. Denk dus wel na over de begeleiding maar laat collega’s vooral zelf hun ding doen. Dát is de kracht van een sociaal intranet.’ – Heidi

Wil je meer weten?

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.